Estrategia Empresarial Efectiva: Evaluación de Costes y ROI con Microsoft Dynamics 365 Business Central

En este artículo, exploramos en profundidad los costos asociados a la implementación de Microsoft Dynamics 365 Business Central y proporcionaremos una guía detallada sobre cómo calcular el ROI. Nuestro objetivo es ayudarte a tomar decisiones informadas y estratégicas para tu empresa.

Introducción a Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución empresarial todo en uno que combina funciones de gestión financiera, contabilidad, ventas, compras, inventario y más en un solo sistema integrado. Su objetivo es proporcionar a las organizaciones una plataforma centralizada para gestionar todas sus operaciones comerciales de manera eficiente y efectiva.

Business Central se ofrece en dos modalidades: en la nube y en las instalaciones. La elección de la modalidad dependerá de las necesidades y preferencias específicas de tu empresa. A lo largo de este artículo, abordaremos ambos enfoques y sus respectivos costos asociados.

Comprendiendo los costes de implementación de Business Central

La implementación de Business Central conlleva varios costes, que pueden variar según la complejidad de tu empresa, el número de usuarios, la modalidad de implementación y otros factores. A continuación, desglosaremos los principales costos involucrados:

1. Licencias

Las licencias de software son uno de los costos iniciales más significativos. Business Central ofrece una variedad de planes de licencia, cada uno con sus propias características y precios. Los costos de licencia varían según el número de usuarios y las funcionalidades requeridas. Algunos de los planes de licencia comunes incluyen:

• Essential: Incluye características esenciales como contabilidad y gestión de inventario.
• Premium: Ofrece características adicionales como ventas y compras.
• Team Members: Para usuarios con acceso limitado a algunas funciones.

Es fundamental evaluar las necesidades de tu empresa y elegir la licencia adecuada para evitar costos innecesarios.

2. Costos de implementación

La implementación de Business Central requiere tiempo y recursos. Los costos de implementación pueden incluir:

• Consultoría y servicios profesionales: La contratación de consultores o servicios profesionales para la configuración del sistema.
• Personalización: La contratación de programadores para la personalización del sistema.
• Migración de datos: La transferencia de datos desde sistemas anteriores a Business Central.
• Entrenamiento de usuarios: La capacitación de tus empleados para utilizar eficazmente la plataforma.
• Integración con otras aplicaciones: Si tu empresa utiliza otras aplicaciones, es posible que debas invertir en integración para garantizar una fluidez en las operaciones.

3. Infraestructura

Los costos de infraestructura pueden variar según si optas por la modalidad en la nube o en las instalaciones:

• En la nube: Aquí, los costos de infraestructura están incluidos en el precio de la suscripción. No tendrás que preocuparte por servidores, mantenimiento o actualizaciones.
• En las instalaciones: Deberás adquirir y mantener tu propia infraestructura, lo que incluye servidores, almacenamiento y redes. Estos costos pueden ser sustanciales y deben considerarse cuidadosamente.

4. Mantenimiento y soporte

Independientemente de la modalidad de implementación, es importante considerar los costos continuos de mantenimiento y soporte. Estos costos incluyen:

• Actualizaciones de software: Las actualizaciones periódicas de Business Central para asegurarte de que tu sistema esté al día con las últimas características y correcciones.
• Soporte técnico: Los servicios de soporte técnico para resolver problemas y brindar asistencia a los usuarios.

5. Costes operativos

Además de los costos iniciales, debes tener en cuenta los costos operativos continuos. Estos pueden incluir:

• Costos de energía y refrigeración: Si mantienes servidores en las instalaciones.
• Costos de personal de TI: Para gestionar y mantener la infraestructura de TI, especialmente en las instalaciones.
• Costos de capacitación continua: A medida que tu empresa crece o cambia, es posible que necesites capacitar a tus empleados en nuevas características de Business Central.

6. Costes de terceros

Dependiendo de las necesidades específicas de tu empresa, es posible que debas invertir en soluciones de terceros para satisfacer requisitos adicionales. Estos pueden incluir herramientas de informes, soluciones de cumplimiento normativo o complementos personalizados, a traves de la App Source, por ejemplo.

Cómo calcular el ROI de Business Central

Una vez que hayas comprendido los costos involucrados en la implementación de Business Central, es hora de calcular el ROI. El ROI es una métrica crítica que te ayudará a evaluar si la inversión en Business Central es rentable para tu empresa. Aquí tienes un enfoque paso a paso para calcular el ROI:

Paso 1: Establecer los beneficios esperados

Identifica los beneficios que esperas obtener con la implementación de Business Central. Estos beneficios pueden incluir:

• Aumento de la eficiencia operativa: ¿Cuánto tiempo se ahorrará en tareas manuales gracias a la automatización?
• Mejora en la toma de decisiones: ¿Cuánto valor se agregará a través de análisis y reportes más precisos?
• Crecimiento de ingresos: ¿Se espera un aumento en las ventas o en la retención de clientes?
• Reducción de costos: ¿Cuánto se reducirán los costes operativos, como el papeleo o el tiempo de inactividad?
• Mejora en la satisfacción del cliente: ¿Cómo afectará la implementación a la satisfacción del cliente y la lealtad?

Paso 2: Establecer los costos totales

Suma todos los costos mencionados en la sección anterior, incluyendo licencias, implementación, infraestructura, mantenimiento, soporte, costos operativos y costos de terceros. Esto te dará una idea clara de la inversión total.

Paso 3: Calcular el ROI

El cálculo del ROI es bastante sencillo. La fórmula básica del ROI es la siguiente:

ROI = (Beneficios – Costos) / Costos

Es importante recordar que el ROI se expresa como un porcentaje. Un ROI positivo indica que la inversión es rentable, mientras que un ROI negativo sugiere lo contrario.

Paso 4: Evaluar el período de recuperación

Además de calcular el ROI, es útil determinar cuánto tiempo llevará recuperar la inversión. Para ello, divide los costos totales entre los beneficios anuales esperados. Este cálculo te proporcionará el período de recuperación en años.

Período de recuperación = Costos totales / Beneficios anuales

Un período de recuperación corto es generalmente preferible, ya que significa que tu inversión se recuperará rápidamente.

Paso 5: Realizar un análisis de rentabilidad

Dado que las proyecciones de beneficios y costos pueden variar, es recomendable realizar un análisis de rentabilidad. Esto implica evaluar cómo cambia el ROI en diferentes escenarios, como el aumento o disminución de los beneficios esperados y los costos.

Conclusiones

Al realizar un análisis de costos y ROI exhaustivo, puedes determinar si los beneficios potenciales de Business Central superan los costos. Además, ten en cuenta que el ROI no es solo una métrica financiera; también puede reflejar mejoras en la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y la toma de decisiones.

En última instancia, el análisis de costos y ROI es una herramienta valiosa para tomar decisiones estratégicas y garantizar que la implementación de Business Central sea un paso positivo para tu empresa. No dudes en buscar asesoramiento adicional o consultar a profesionales de implementación para obtener una evaluación más precisa de tus necesidades y expectativas.

Recuerda que la inversión en tecnología es una inversión en el futuro de tu empresa, y tomar decisiones fundamentadas te ayudará a alcanzar tus objetivos de negocio a largo plazo.