Diccionario y recomendaciones de compra CRM: LICENCIAMIENTO.

 

Implantación CRM, ok. Poniendo el peso en la estrategia no en la tecnología, vamos bien. ¿Pero dónde y cómo monto la infraestructura necesaria para el despliegue de la parte más tecnológica de CRM? ¿Cuál es la mejor forma de adquisición de licencias?

 

LA RESPUESTA A ESTA PREGUNTA es uno de los elementos críticos en el proceso de decisión CRM.

Vamos por partes, e identifiquemos cual es cada cual.

ON PREMISE.

Modo mediante el cual el cliente compra en propiedad las licencias de CRM. Lo hace una sola vez y, generalmente, los fabricantes facturan junto al importe de licencias un % (entre el 10 y el 20% del valor de las licencias) por el mantenimiento de las mismas.

El pago del mantenimiento incluye el derecho a tener nuevas versiones de producto, parches, actualizaciones… Algunos fabricantes incluyen el soporte de la aplicación en este coste y otros solo el software y evolutivos.

El resto de los años el pago del mantenimiento suele ser voluntario – obligatorio, lo que quiere decir que es mejor pagarlo… porque si la empresa no lo paga y al cuarto año quiere tener el derecho a tener esa versión de producto, el fabricante le hará pagar los 3 años anteriores más una penalización.

(luego a tener en cuenta en el estudio de TCO a 3 años)

Habitualmente existe una licencia para el servidor y licencias para usuarios, que pueden ser concurrentes (la licencia la pueden utilizar varias personas pero como máximo el número de usuarios conectados a la vez debe ser igual al número máximo de licencias contratadas) o nominales (cada persona tiene una licencia propia) además de que puede haber distintos tipos de licencias (usuarios ligeros o de consulta…) con diferentes pvp.

Esta compra va contra los presupuestos de inversión de la compañía.

 

Recomendado para:

1. Empresas senior en CRM (ya provienen de estrategias / aplicaciones anteriores)
2. Compañías con alto grado de adopción interno CRM.
3. Estabilidad en número de usuarios y presupuesto de inversión.
4. Empresas que tengan un proyecto claro identificado y FASEADO.
5. Proyectos complejos con desarrollos / adaptaciones importantes o, sobre todo: integraciones con otras aplicaciones.

 

ON DEMAND

Modo mediante el cual la empresa paga por el uso de la aplicación CRM.

Es decir, la compañía paga al mes al fabricante de CRM por los usuarios que ese mes la empresa esté utilizando. Cada usuario tiene un coste mensual también en función del tipo de licencia. Normalmente estás licencias son nominales. El coste de las licencias, generalmente, también incluye el coste del mantenimiento de la aplicación CRM (véase anterior concepto de mantenimiento). Lo que no incluye es el soporte, es decir, la atención telefónica o presencial sobre dudas funcionales, incorrecciones o evolutivos.

El punto de ruptura entre la compra de licencias (ON PREMISE) y el pago por el uso (ON DEMAND) suele estar en los 2,7 años. Lo que significa que la empresa que elija el pago de licencias ON DEMAND, al llegar los 2,7 años ya habría cubierto el precio de compra de las mismas.

Esta forma de utilización de licencias va contra presupuesto de gasto.

CUIDADO, en algunos casos las licencias ON DEMAND coinciden con la infraestructura de la aplicación ONLINE, es decir: El acceso a la aplicación se realiza vía pago por uso a un CRM que es del fabricante y que está ubicado en sus servidores. En este caso hay un tema a tener especial atención y es que los cambios de versión de producto son, en ese caso, automáticos. Y si el proyecto ha tenido complejidad en cuanto a adaptaciones / integraciones con otras aplicaciones se producen grandes EXPERIENCIAS J en volver a ajustar los proyectos a la última versión, con el coste que ello conlleva.

 

Recomendado para:

1. Empresas que quieren empezar a hacer un piloto para luego extender el proyecto CRM dentro de la organización.
2. Compañías que no tienen claro cuál va a ser el grado de adopción interno del proyecto CRM y de su continuidad en el medio / largo plazo.
3. Empresas que tienen estacionalidades que determinan grandes volúmenes de usuarios en ciertos momentos del año.
4. Existe presupuesto de gasto.

 

SOFTWARE LIBRE

Existen aplicaciones CRM en ámbito open source, pero eso no significa que sean gratuitas. Las aplicaciones de código abierto, generalmente tienen una versión sin coste, pero ésta es muy básica y más referencial, por aquello de la relación open source a aplicación sin coste, que lo operativa que pueda ser en realidad. Los licenciamientos necesarios para el uso por parte de la empresa implicarán costes, que suelen ser on demand.

 

Recomendado para:

• Amigos del pingüino 🙂
• Empresas con exigencias funcionales cubiertas por producto de nicho.
• Empresas con equipos desarrolladores expertos en la herramienta.

 

 

Hablaremos en el próximo post de ello  donde alojamos las licencias: cloud privada, on site, modelos ONLINE?