ERP en serio: la guía práctica para modernizar tu negocio con Dynamics 365 Business Central
Del “tenemos un ERP” al “tenemos control”: plan de migración, riesgos, quick wins y cómo conectarlo a todo el ecosistema Microsoft sin convertirlo en un proyecto eterno
Por qué este post existe y por qué debería importarte si eres responsable de TI, Finanzas u Operaciones
La mayoría de proyectos de ERP no fallan por la tecnología. Fallan por tres cosas mucho más terrenales: expectativas mal definidas, datos e integraciones sin control y una implantación sin plan de adopción. El resultado es el clásico “hemos cambiado el sistema, pero seguimos trabajando igual”.
En AYESA abordamos ERP con una idea obsesiva: control operativo y financiero en el menor tiempo posible. Y para eso, Business Central es una palanca potente cuando se diseña bien la migración y se conecta de forma inteligente con el resto del ecosistema Microsoft (Power Platform, Azure, Microsoft 365 y seguridad), sin convertirlo en un proyecto infinito.
- Un checklist de decisión para ERP con señales claras de “sí” y “todavía no”.
- Una hoja de ruta por fases con quick wins realistas en los primeros 90 días.
- Los errores típicos que encarecen el proyecto y cómo evitarlos.
- Cómo usar el ecosistema Microsoft para reforzar el ERP, no para distraerse.
- Decisiones basadas en “me han dicho que Business Central es para X”.
- Proyectos de migración que acaban siendo re-implementaciones encubiertas.
- Integraciones improvisadas que rompen el control contable y el reporting.
- Una implantación que funciona “en demo” pero no en cierres y auditorías.
Señales claras de que tu ERP ya no da la talla
No hace falta dramatizar: basta con mirar el día a día. Si se cumplen varias de estas señales, no estás “gestionando con prudencia”. Estás asumiendo riesgo operativo y financiero sin darte cuenta.
- Cierres que dependen de “personas clave” y hojas auxiliares.
- Conciliaciones manuales con ventas, compras y bancos.
- Auditoría complicada: la trazabilidad es incompleta o tardía.
- No hay una versión única de la verdad para reporting.
- Integraciones frágiles: si falla una, todo “se descuadra”.
- Procesos de aprobación fuera del sistema.
- Producción/servicio/obra se gestionan en paralelo al ERP.
- Alta dependencia de desarrollos históricos o poco documentados.
- Multiempresa/multipaís se vuelve un dolor constante.
- No hay un modelo claro de datos y analítica escalable.
- Las áreas piden “soluciones rápidas” porque el ERP no llega.
- Los plazos de cambio son incompatibles con el negocio.
Checklist de decisión: ¿estás listo para Business Central o necesitas preparar el terreno?
Este checklist no busca venderte nada. Busca evitar una mala decisión. Si respondes con honestidad, te dirá si estás en modo “migración con control” o “primero ordenamos la casa”.
Marque cada punto como Verde (resuelto), Ámbar (parcial) o Rojo (pendiente). Si acumula varios “Rojos”, no significa que no deba migrar: significa que debe hacerlo por fases y con una preparación mínima.
1) Gobierno y alcance
- Hay patrocinio real (Finanzas/Operaciones/TI) y decisión clara.
- Se ha definido qué procesos entran en fase 1 y cuáles no.
- Existe un criterio de éxito medible (cierre, tiempos, calidad de dato).
- Hay disponibilidad de usuarios clave para validar.
2) Datos e integraciones
- Se conoce el estado real de maestros (clientes, proveedores, artículos, contabilidad).
- Las integraciones actuales están inventariadas (y se sabe por qué existen).
- Se ha decidido qué se integra y con qué nivel de automatización.
- Hay un plan mínimo de calidad de datos antes del go-live.
3) Operación y adopción
- Existe un modelo de permisos y segregación de funciones.
- Se han identificado “picos” del negocio (cierres, campañas, obras, inventarios).
- Se contempla formación por rol y acompañamiento posarranque.
- Se ha definido soporte: incidencias, mejoras, evolución.
4) Seguridad y cumplimiento
- Se han definido requisitos de auditoría y trazabilidad.
- Se contemplan políticas de acceso y revisión periódica.
- Se ha definido retención documental y control de información.
- Existe un enfoque para continuidad y copias/recuperación.
El enfoque que funciona: migración por fases con quick wins en 90 días
Si su objetivo es tener control, el proyecto no se diseña alrededor de “todo lo que me gustaría tener”. Se diseña alrededor de lo imprescindible para operar y lo que aporta retorno inmediato. Esto es lo que en AYESA priorizamos: estabilidad, trazabilidad y velocidad de adopción.
Fase 0: diagnóstico (rápido, pero serio)
- Mapa de procesos y puntos de dolor.
- Inventario de integraciones y “Excel críticos”.
- Evaluación de personalizaciones y deuda técnica.
- Definición de alcance mínimo viable y riesgos.
Salida: un plan por fases que evita re-implementar a ciegas.
Fase 1: control contable y operación estable
- Contabilidad, compras, ventas, tesorería y reporting base.
- Automatización de aprobaciones y circuito documental.
- Integraciones imprescindibles (no “todo a la vez”).
- Arranque con soporte cercano y estabilización.
Objetivo: que el ERP se use y que el cierre sea mejor desde el primer ciclo.
Fase 2: optimización y crecimiento
- Automatización avanzada (Power Automate) y apps por rol (Power Apps).
- Modelo de datos y analítica (Power BI, Azure cuando aplica).
- Gobierno, seguridad y control de información.
- Escalado multiempresa/multipaís con criterios.
Objetivo: evolución continua, sin romper la operación.
ERP es el núcleo. El ecosistema Microsoft es lo que evita que el núcleo se quede pequeño
Business Central resuelve la gestión transaccional. Pero en 2026, el valor no está solo en “registrar”. Está en automatizar, analizar, colaborar y controlar el riesgo alrededor del ERP. La clave es hacerlo sin añadir complejidad innecesaria.
Power Platform
Para ampliar el ERP con flujos y apps sin depender de desarrollos largos, y para conectar procesos end-to-end.
- Aprobaciones y circuitos documentales.
- Apps de captura en movilidad para roles operativos.
- Automatización de tareas repetitivas y controles.
Azure y datos
Para que el reporting no dependa de extracciones manuales y para escalar analítica y gobierno cuando el negocio lo exige.
- Modelo de datos consistente, sin duplicidades.
- Integraciones robustas y observabilidad.
- Base para analítica avanzada cuando aplica.
Microsoft 365 y seguridad
Para que el ERP conviva con colaboración, identidad y políticas de acceso con control y cumplimiento.
- Accesos, roles y trazabilidad alineados.
- Gestión documental y productividad con gobernanza.
- Reducción del riesgo humano y operativo.
El ecosistema Microsoft no es un “extra”. Se incorpora solo cuando acelera el retorno del ERP o reduce riesgo. Si no aporta, no se añade.
Qué cambia cuando el ERP lo lidera un partner con capacidad real de plataforma
Muchos partners pueden implantar un ERP. La diferencia está en lo que ocurre cuando aparecen los “temas serios”: integraciones complejas, seguridad, rendimiento, gobierno del dato, adopción, escalado y soporte. Ahí es donde un partner con capacidades completas marca la diferencia.
ERP con garantías
- Experiencia amplia en Business Central y NAV, con un parque de clientes significativo.
- Especialización Microsoft SMB Administration para Business Central.
- Enfoque por fases, con control de alcance y estabilización real.
Plataforma, no “parches”
- Power Platform para automatización y apps de apoyo al ERP.
- Azure para integraciones robustas y capa de datos cuando aplica.
- Microsoft 365 para colaboración y productividad con gobernanza.
Relación y soporte
- Capacidad de soporte y evolución tras el go-live.
- Gobierno de cambios y priorización de mejoras con negocio.
- Visión de continuidad: el ERP no termina al implantar.
Especialización sectorial: cuando el ERP deja de ser “genérico”
Hay sectores en los que “ERP estándar + desarrollos” termina siendo un laberinto. Por eso, además del estándar, AYESA dispone de soluciones sectoriales construidas sobre Dynamics 365 para acelerar y reducir riesgo en procesos específicos.
Construcción
Gestión transaccional y control de obra sobre plataforma Dynamics, con enfoque a seguimiento, trazabilidad y reporting.
Real Estate
Gestión relacional y transaccional para promoción inmobiliaria, con integraciones y automatización de procesos.
Logística y transporte
Operación y control para transporte por carretera y logística, con foco en eficiencia y escalabilidad.
Alimentación
Conjunto de soluciones estándar para industria alimentaria, sobre plataforma Microsoft.
Sector no significa “más personalización”. Significa mejor enfoque: priorizar procesos críticos, estandarizar donde conviene y extender con Power Platform donde aporta retorno.
Preguntas que conviene resolver antes de pedir presupuesto de ERP
¿Migración o re-implementación?
Si el ERP actual tiene demasiada deuda, migrar “tal cual” suele trasladar el problema. La decisión correcta suele ser híbrida: migrar lo que aporta continuidad y rediseñar lo que está roto, con fases y quick wins.
¿Qué personalizaciones merece la pena mantener?
La pregunta no es “¿se puede?”. La pregunta es “¿paga su coste?”. Cada personalización debe justificar retorno, riesgo y mantenimiento. Si no, se sustituye por estándar o por extensión controlada.
¿Qué se considera éxito en 90 días?
Éxito no es “el sistema está”. Éxito es: cierres más controlados, menos trabajo manual, trazabilidad y un plan de evolución que no dependa de heroicidades.
Si están revisando ERP: pidan un diagnóstico breve y salgan con un plan por fases
Si existe iniciativa de ERP (cambio, modernización, migración desde NAV u otro sistema, o necesidad de control), podemos realizar una sesión corta para validar encaje y definir un enfoque pragmático: alcance mínimo viable, riesgos, quick wins y ruta de evolución. El objetivo es evitar decisiones a ciegas.
Para que el contacto sea realmente útil, incluya
- ERP actual y si existen personalizaciones relevantes.
- Horizonte objetivo (0–3, 3–6, 6–12 meses).
- Áreas prioritarias: Finanzas, Operaciones, Integraciones, Reporting, Cumplimiento.
- Si hay contexto sectorial (construcción, real estate, logística, industria, servicios).
Esta solicitud se atiende desde el equipo especialista en ERP (Business Central / NAV y escenarios de evolución), con visión de plataforma cuando aporta valor.
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¿Conectamos?
La tecnología bien aplicada suele facilitar las cosas. Si sospechas que también puede ser de ayuda para ti, concédenos la oportunidad de conocerte y demostrarte hasta qué punto es así.
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¿Por qué Ayesa?
Somos uno de los principales implantadores de Microsoft, con casi 2000 clientes que han depositado su confianza en nosotros para la implantación de Dynamics 365, Business Central (NAV / Navision) y Dynamics 365 Finance & Operations (AX / Axapta). Además, destacamos en el despliegue de proyectos sobre AZURE y Microsoft 365. Nuestra experiencia en el campo de la inteligencia artificial y el uso de Copilot nos sitúa a la vanguardia de la innovación tecnológica.
Con una plantilla de más de 12.000 profesionales y una sólida presencia en 23 países, estamos comprometidos en ayudar a nuestros clientes a definir y aprovechar oportunidades en el nuevo contexto digital. Desde la tecnología hasta las personas, ofrecemos un enfoque integral que garantiza el éxito en cada proyecto.
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Business Development Manager | PSELLER Microsoft en Ayesa | Miembro Unidad Transición Energética, Climática y Urbana en Tecnalia | Secretaria de la Junta Directiva del Cluster de la Construcción (Build INN)