Cómo implantar con éxito un ERP

o evitar el fracaso ….

 

Alguna vez a lo largo de estos años os habréis enfrentado a la hora de acometer un Proyecto de Implantación de un ERP y os habéis preguntado quizás cuales son los elementos necesarios para alcanzar su éxito y evitar el fracaso, …

 

¿Cuáles son estos elementos clave?

Alcance

• ¿Tenemos una correcta definición de los objetivos del proyecto?, ¿son suficientemente claros?, ¿sabemos cómo esos objetivos se han traducido en requisitos concretos?, ¿podemos medirlos?
• ¿Contamos con un procedimiento de gestión de cambio de alcance que nos permita medir el impacto de los mismos?

El equipo de trabajo

• ¿Contamos con los recursos suficientes?, ¿Tenemos cubiertos todos los perfiles con la suficiente experiencia?
• ¿Contamos con un Director de Proyecto que sabe manejarse en situaciones difíciles?
• ¿Tenemos identificados a todos los interesados del proyecto, estén o no en el equipo de trabajo?
• Y, sobre todo, ¿tenemos claro que el equipo de proyecto se forma con personal del cliente y del proveedor?, ¿que solo con una buena coordinación se puede llegar a buen puerto?

Metodología

• ¿Contamos con una Metodología estructurada?, ¿somos conscientes de todas las tareas que implica el proyecto?
• ¿Hemos establecido suficientes hitos de control en el proyecto?
• ¿Tenemos una visión integral del Proyecto?
• ¿Sabemos cuáles son todos los entregables del proyecto, documentales y de otra naturaleza y los tenemos integrados en la planificación

Seguimiento y Control

• ¿Tenemos instancias de gestión y control del proyecto?, ¿hemos establecido unas reuniones estructuradas con cadencia para realizar el seguimiento?
• ¿Sabemos cómo vamos a controlar el proyecto?, ¿hemos destinado tiempo y recursos al mismo?
• ¿Sabemos cuáles son las herramientas que me permitirán gestionar la planificación (plazos) y los costes con rigor?

Planificación

• ¿Tenemos una correcta planificación?, ¿hemos realizado un desglose de las tareas y planificados todas y cada una?, ¿la hemos consensuado con el resto del equipo de trabajo?
• ¿Podemos realizar un seguimiento de la planificación y tenemos mecanismos para gestionar desviaciones?

Riesgos

• ¿Contamos con una gestión de riesgos que me permita anticiparme a los problemas?, ¿podemos evaluarlos?, ¿podemos contar con planes de mitigación de los mismos?, ¿somos conscientes que estas acciones hay que planificarlas?

Si no tenemos en consideración todas estas cuestiones puede ocurrirnos…

En cuanto al proceso

• Gestión de riesgos insuficiente,
• Deficientes estimaciones,
• Incorrecta planificación,
• Falta de visión integral del proyecto

Respecto a las personas:

• Insuficiencias de formación de los participantes
• Comunicación deficiente entre el equipo de trabajo
• Baja participación de los implicados
• Toma de decisiones inadecuadas
• Insatisfacción del cliente

Considerando el producto o la tecnología

• Especificaciones inadecuadas y no alineadas con el objetivo
• Inadecuado gestión y control de cambios
• Prioridades inadecuadas
• Detección deficiente de problemas y retrasos
• Insuficiente calidad de los productos
• Errores repetitivos

Y finalmente la metodología

• Descontrol general del proyecto
• Falta de seguimiento y control
• Definimiento definición de los roles
• Falta de la metodología precisa
• ..

El proyecto de Implantación debe de ser controlado a lo largo de todo su Ciclo de Vida desde el principio hasta el final, en todas sus fases.

 

¿Qué podemos hacer para tenerlo todo controlado?

Según la Guia del PMBOOK, la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Esto se consigue mediante la aplicación e integración adecuadas de los  procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados encinco Grupos de Procesos. Estos cinco Grupos de Procesos son:

 

 

Grupo de Procesos de Inicio.

Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.

Grupo de Procesos de Planificación.

Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.

Grupo de Procesos de Ejecución.

Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control.

Aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Grupo de Procesos de Cierre.

 Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

 

Desde Ibermatica Microsoft Mid Market, tenemos dilatada experiencia en gestionar proyectos de Implantación de ERP y cubrimos todos los aspectos necesarios para que tu proyecto sea un éxito. Te invitamos a realizar este recorrido con nosotros.