Reingeniería de Procesos una herramienta al servicio de la mejora productiva

La Reingeniería de Procesos es un conjunto de herramientas puestas a nuestra disposición para hacer del análisis, rediseño de los procesos, de las tareas que los componen y de los flujos de información y documentación que se generan en ellos, la forma de lograr la mejor optimización posible en términos de eficiencia y eficiencia.

Está ocurriendo que muchas veces, se confunde los problemas que tenemos de gestión de los procesos con los problemas de aplicativos de software y pensamos que con cambiar el aplicativo tenemos solucionado el problema, que con ello mis procesos van a mejorar de una forma radical.

Por desgracia, lo que ocurre en estos casos, en los que el problema es principalmente de gestión del proceso, es que el proyecto fracasa o si no fracasa, no consigue desde luego el objetivo marcado, ¿por qué? La respuesta, aunque obvia, a veces es difícil de diagnosticar porque necesita una reflexión, introspectiva, hacia dentro de la organización.

Si lo que realmente tenemos es un problema de “optimización de procesos” o de “rediseño de los mismos”, lo que debiéramos de realizar, es un Reingeniería antes de aplicar tecnología al proceso, ya que la tecnología por sí misma no nos dará la optimización que nosotros le estamos solicitando.

¿En qué consiste esta Reingeniería?, ¿Cuál es su metodología?

• La Reingeniería de Procesos parte del análisis de la situación actual del As is, y su propósito es diagnosticar cuales son los problemas que existen en el mismo. Es muy importante la participación del grupo de los integrantes en las tareas del mismo, en su análisis, ya que son ellos, como participes los conocedores de las causas que las originan. Es necesario levantar un flujograma del mismo y utilizar herramientas de diagnóstico de problemas, para hacer un buen trabajo de esta primera fase.

• Solo cuando conocemos cuales son los problemas, somos capaces de identificar las Oportunidades de Mejora sobre el proceso y es entonces cuando se construye el Flujograma del To Be o rediseño del proceso con la aplicación de las mejoras (eliminación de duplicidad de tareas, incorporación de tareas faltantes, validaciones necesarias, eliminación de cuellos de botella, documentación necesaria, sistemas de Información utilizados y automatizaciones, matriz RASCI para gestión de todos los recursos, indicadores de gestión…).

• La tercera fase es definir el Plan de acción previo al Plan de Implantación del proceso, donde se definen cuáles son las acciones idóneas a realizar para la implementación del diseño del nuevo proceso tanto desde el punto de vista del negocio como de los Sistemas de Información y esta es la clave, la confluencia de ambos temas, ya que unas acciones sin las otras dejarían el Plan de acción desequilibrado.

Hoy en día la tecnología contribuye de una forma muy eficaz a la optimización de nuestros procesos, pero siempre y cuando estos hayan sido analizados, diseñados desde una visión holística. Ahora que ya conoces lo que una Reingeniería de Procesos puede oferte desde la Unidad de Microsoft Business como aporte de valor para tu negocio junto con la Digitalización de los Procesos y de los Sistemas de Información, ¿necesitas que te ayudemos?