Descifrando las Claves del Licenciamiento de Dynamics 365 Finance Operations: Una Guía Esencial con Cambios desde Dynamics AX

¿Por qué es vital entender el licenciamiento de Dynamics 365 Finance Operations?

Antes de adentrarnos en la guía práctica, hablemos de la importancia de entender el licenciamiento. Dynamics 365 Dynamics 365 Finance Operations es una solución integral para la gestión empresarial, pero la variedad de opciones y características puede resultar abrumadora.

Introducción a Dynamics 365 Finance Operations:

Dynamics 365 Finance Operations es mucho más que un simple sistema ERP; es una solución integral diseñada para potenciar la gestión financiera y operativa de las empresas. Desde la gestión de cadenas de suministro hasta las operaciones financieras y más allá, Dynamics 365 abarca una gama completa de funciones empresariales.

Licenciamiento Actualizado:

En el pasado, con Dynamics AX, las reglas del juego eran diferentes. Pero ahora, en el universo Dynamics 365, el licenciamiento ha evolucionado para ofrecer una mayor flexibilidad y personalización. Aquí te presentamos una guía esencial para navegar por estas nuevas aguas y asegurarte de que estás aprovechando al máximo cada funcionalidad.

Licencias Básicas:

1. Finance:
   • Perfecta para aquellos enfocados en funciones financieras.
   • Acceso a módulos esenciales como contabilidad y gestión de activos.
2. Supply Chain Management:
   • Ideal para quienes gestionan operaciones de cadena de suministro.
   • Incluye módulos de inventario, aprovisionamiento y gestión de pedidos.

Licencias Avanzadas:

1. Commerce:
   • Para empresas con operaciones de comercio electrónico.
   • Incluye funciones de venta minorista y comercio electrónico.
2. Human Resources:
   • Enfocada en la gestión de recursos humanos.
   • Cubre aspectos como nómina y gestión de talento.

Licenciamiento por Usuario:

1. Usuario Completo:
   • Acceso completo a todas las funcionalidades.
   • Ideal para roles ejecutivos y gerenciales.
2. Usuario de Dispositivo:
   • Compartido por múltiples usuarios en un solo dispositivo.
   • Económico para empresas con empleados que no necesitan acceso constante.

Licenciamiento por Función:

1. Team Member:
   • Para usuarios con funciones más limitadas.
   • Acceso básico a información y procesos esenciales.

Licencias Adicionales:

1. Power Apps y Power Automate:
   • Mejora la capacidad de personalización.
   • Permite la creación de aplicaciones y flujos personalizados.

Cambios desde Dynamics AX:

• Licenciamiento Basado en Roles:
  • Dynamics 365 se ha movido hacia un modelo más centrado en roles, permitiendo a las empresas adaptar las licencias a las funciones específicas de los usuarios.
• Mayor Flexibilidad:
  • Se ha introducido una mayor flexibilidad en las opciones de licenciamiento, permitiendo a las empresas personalizar su enfoque según sus necesidades.

¿Cuantos usuarios necesito?

La contratación de usuarios en Dynamics 365 Finance Operations es una tarea estratégica que requiere una comprensión profunda de las necesidades de tu empresa y de cómo cada usuario contribuirá al éxito general.

1. Entendimiento de Roles y Responsabilidades:
   • Antes de contratar usuarios, asegúrate de tener una comprensión clara de los roles y responsabilidades específicos de cada usuario dentro de tu organización. Dynamics 365 ofrece licencias basadas en roles, por lo que es crucial definir qué funcionalidades necesitará cada empleado.
2. Evaluación de Necesidades Funcionales:
   • Realiza una evaluación exhaustiva de las necesidades funcionales de tu empresa. Identifica los módulos y características específicas de Dynamics 365 Finance Operations que serán fundamentales para el éxito de tus operaciones. Esto te ayudará a determinar el tipo de licencias que necesitas.
3. Planificación de Usuarios Concurrentes vs. Usuarios Individuales:
   • Decide si necesitas licencias para usuarios concurrentes o individuales. Las licencias concurrentes permiten que varios usuarios compartan licencias en un período determinado, lo que puede ser más eficiente en ciertos escenarios.
4. Consideración de Usuarios Ocasionales:
   • Para usuarios que solo necesitan acceso ocasional a Dynamics 365 Finance Operations, podrías considerar licencias específicas, como las de «Team Member,» que ofrecen acceso limitado pero suficiente para ciertos roles.
5. Evaluación de Necesidades de Personalización:
   • Si planeas personalizar o extender las funcionalidades de Dynamics 365, asegúrate de considerar las licencias de Power Apps y Power Automate. Estas herramientas permiten una mayor flexibilidad y personalización.
6. Integración con Power Platform:
   • Si tu empresa utiliza activamente Power Platform, como Power BI, Power Apps y Power Automate, asegúrate de que tus usuarios tengan las licencias adecuadas para aprovechar al máximo estas herramientas integradas.
7. Conformidad con Políticas de Seguridad:
   • Asegúrate de que la asignación de licencias cumple con las políticas de seguridad de tu empresa. Dynamics 365 ofrece opciones de seguridad avanzada, y es crucial garantizar que cada usuario tenga el nivel de acceso adecuado.
8. Planificación para Futuras Expansiones:
   • Considera tus planes futuros de crecimiento y expansión. Las necesidades de licenciamiento pueden cambiar a medida que tu empresa evoluciona, así que planifica con flexibilidad.
9. Capacitación y Adopción del Usuario:
   • Planifica sesiones de capacitación para garantizar que los usuarios comprendan cómo utilizar eficientemente Dynamics 365 Finance Operations. Una adopción exitosa maximizará el retorno de inversión en licenciamiento.

Conclusión:

Licenciar Dynamics 365 Finance Operations puede parecer un desafío al principio, pero entendiendo las opciones disponibles, puedes seleccionar las licencias que mejor se adapten a las necesidades específicas de tu empresa. Al seguir estas recomendaciones, estarás en camino hacia una implementación efectiva y eficiente.

¡Esperamos que esta guía rápida haya aclarado el camino en el complejo mundo del licenciamiento de Dynamics 365 Finance Operations! Si tienes más preguntas, ¡no dudes en contactarnos!