Enfoques “agiles” en la Implantación de ERP´s

Hay un tercer punto, que en el pasado se tenia en cuenta de forma somera, la cual era que, “el cliente se quede satisfecho”; y la realidad es que, si preguntabas el nivel de satisfacción al cliente, cuando el proyecto había arrancado y lo dábamos por finalizado, muy pocos te dirían que estaban muy satisfechos.

Desde el punto de vista de los directores de proyecto, cuando se lleva entre 6 y 12 meses trabajando con el ERP a pleno rendimiento, si repites la pregunta, la situación cambia totalmente porque la usabilidad, utilidad, el rendimiento del software, la explotación de los datos ya almacenados, la automatización e integración de los procesos han hecho cambiar la dirección de la curva del nivel de satisfacción de los usuarios.

Repasemos cuales son las principales causas que han hecho que no podamos hacer esta pregunta, cuando debiéramos:

• Hemos realizado un “Análisis” que los usuarios intuyen pero que no se materializa hasta que comienza la fase de pruebas, donde lo que se encuentran puede diferir “de lo que habían imaginado”, es difícil gestionar las expectativas de los usuarios.

• La entrega del software parametrizado y con datos se sucede al final de la fase de construcción con lo cual si no hemos ido gestionando el cambio el colectivo de usuarios se enfrenta con algo totalmente desconocido que puede hacer que rechace de plano.

• Si los usuarios no han participado desde el inicio en las pruebas, es difícil explicar que tengamos “casques” por configuraciones o datos, lo cual es usual, pero ellos pueden inferir mala calidad del producto.

• Es probable que las entregas se alarguen demasiado al meternos en una interacción final (desarrollo-test) que deseamos que termine cuanto antes para no incurrir en aumento de costes en la programación.

• Es probable que tengamos una desmotivación del equipo, al ver que todo el esfuerzo empleado es poco valorado por el cliente. El valor percibido se resiente.

¿Que formula emplear para poder eliminar estos problemas?

Hoy en día cuando todas las teorías ágiles sitúan al individuo en el centro, llamémosle (cliente, usuario, empleado, etc.) esta última acepción, que es la de la satisfacción de nuestro “cliente”, no es ya necesaria, es totalmente imprescindible y puede cambiar totalmente la causa – raíz de muchos de los problemas. La gran pregunta es; ¿Cómo cambiamos el paradigma de las metodologías utilizadas para la dirección de nuestros proyectos ERP´s?

Esto no significa que nuestra forma de hacer los proyectos este en desuso o no debamos de utilizar las buenas prácticas aprendidas; es decir, seguimos teniendo:

• Un alcance contractual
• Una planificación que cumplir
• Un equipo de proyecto
• Una documentación necesaria
• Seguimiento y control
• etc

Pero….si revisamos algunos de los fundamentos y prácticas de las metodologías ágiles; estas en primer lugar, nos hacen reflexionar de hasta que punto podemos introducir muchas de ellas para flexibilizar la gestión y alcanzar nuestros objetivos:

Repasemos algunas de ellas y veamos como podemos introducirlas en los proyectos proclives a las mismas.

• Los clientes son parte del equipo. Fundamental, introduzcamos al usuario dentro del equipo desde el principio, hagámosle participe como si fuera uno más.
• La frecuencia de entregas es alta. Tengamos un prototipo o piloto desde el inicio. No tendrá los datos y los desarrollos, los iremos incorporando poco a poco y esa es la gestión del cambio de la que los usuarios se van a impregnar asumiendo de una forma paulatina los cambios y visualizando la entrega de valor.
• Transparencia en la planificación. Trabajamos juntos el plan de entregas, cuando el cliente es participe desde el principio se alcanza mayor entendimiento, pros y contras y se consensuan los pasos a dar.
• Reuniones frecuentes para monitorizar el progreso. Imprescindibles, analicemos los avances y hagamos las rectificaciones en el corto plazo.
• Desarrollo de planes de riesgos y mitigación frecuentes. Nos ayudara a poner planes de contingencias y a planificarlos en su adecuado momento.
• Los problemas se solventan lo antes posible. “No dejemos para mañana lo que podemos resolver hoy”, si los riesgos se materializan.

Muchas veces el cambio no consiste el algo radical, sino en ir analizando que metodologías tenemos en nuestro entorno y aplicar las mejores prácticas que ayuden a mejorar.

Desde Ibermatica en la Unidad de Microsoft utilizamos las mejores prácticas en metodologías para ayudar a nuestros clientes en el proceso de Transformación Digital e Implementación de ERP´s.