Una buena parte del comportamiento funcional de este módulo se rige por opciones parametrizables, lo que le aporta una gran flexibilidad y adaptabilidad a distintos entornos de trabajo y casuísticas específicas.

Así, el sistema permite configurar la tipología y los números de serie para los proyectos y ofertas, los libros y secciones de los diarios donde opcionalmente podremos registrar la obra en curso del proyecto (WIP), los repositorios para almacenar los documentos relacionados con el proyecto, los responsables, fases, estados, listas de tareas a realizar, log de cambios, grupos contables utilizados en el proyecto, cuentas para el control de los costes, las compras, las ventas, la financiación y las subvenciones ligadas al proyecto, campos obligatorios,… y de modo general, todas las características que pueden definir el comportamiento funcional del módulo.

IBproject gestiona la fase comercial previa al proyecto mediante la posibilidad de crear ofertas o propuestas, controlando su estado y permitiendo guardar distintas versiones de estos documentos.

Si la propuesta es aceptada, IBproject permite generar el proyecto, así como repercutir o traspasar los costes y consumos imputados durante toda la fase comercial.

Si la oferta es rechazada, el sistema permite guardarla en un histórico junto a los motivos de rechazo para posteriores análisis y obtención de conclusiones.

Existe así mismo un flujo de trabajo ligado al control de los cambios de estado de una oferta a proyecto, con la validación de los responsables definidos para ello.

IBService contempla la creación del proyecto y su estructura de fases, sub-fases (a distintos niveles), tareas, hitos de control, y estados del proyecto. En este momento se define la planificación técnica (temporal) y económica para el proyecto, las tareas de finalización y los documentos entregables a controlar.

Además, existen herramientas de ayuda para facilitar la creación de proyectos copiando su estructura y/o planificación.

La imputación de consumos reales, partes de trabajo y gastos asociados al proyecto por los profesionales que intervienen en el mismo, puede realizarse desde el propio sistema de gestión (mediante su acceso local o su cliente web).

También puede integrarse con Microsoft SharePoint para ofrecer accesibilidad a estas y otras funciones de la gestión de proyectos a través de una Intranet o Extranet corporativa, mejorando de este modo la accesibilidad y productividad de la solución.

El módulo de Compras de Microsoft Dynamics NAV está integrado con esta solución, permitiendo la gestión de los pedidos de compra, la recepción de materiales, la facturación por parte de los proveedores y la gestión de la cartera de pagos.

De esta forma todas las compras quedan asociadas al proyecto o proyectos para los que se han realizado, facilitando la gestión de los costes del proyecto y su seguimiento económico.

Así mismo el módulo permite también controlar las solicitudes de servicios o subcontrataciones (compra de mano de obra) ligadas a un proyecto, su facturación por parte de los subcontratistas y la correspondiente gestión de pagos.

El sistema propone diversos métodos de facturación para cada proyecto, en función de su naturaleza y de las condiciones pactadas con el cliente, (facturación por hitos sobre lo planificado inicialmente, o sobre los consumos reales).

IBproject está integrado con el sistema de registro de facturas y cartera de cobros de Microsoft Dynamics NAV para facilitar toda la gestión completa del cobro.

Además IBproject puede gestionar los ingresos procedentes de otras fuentes de financiación, y las subvenciones recibidas.

IBservice incluye herramientas para el control y seguimiento técnico y económico de los proyectos. Cabe destacar entre ellas:

• Seguimiento económico (en una sola pantalla).
• Consulta del Grado de avance del proyecto.
• Consulta de la Línea Base, que refleja los compromisos adquiridos con el cliente.
• Consulta de tareas improductivas y proyectos con desviaciones en tiempo, coste y plazo.
• Bandeja de Entrada, que permite conocer las tareas asignadas, pendientes y realizadas por cada profesional que interviene en el proyecto.
• Control de la carga de trabajo y disponibilidad por recurso para facilitar su asignación.
• Seguimiento técnico de la planificación.
• Cash Flow específico para el control de flujos de efectivo ligados la gestión de proyectos.
• Análisis y Cuadros de mando configurables mediante esquemas de cuentas adaptados a la gestión de proyectos.