¿Vas a implantar un nuevo ERP? Si quieres tener éxito, no olvides considerar la Gestión de Cambio

No es raro que los empleados se quejen de que la nueva solución no es intuitiva, que no resuelve bien el trabajo o que es más lenta. Sin embargo, la mayoría de los fracasos en la implantación   de un ERP  no se debe a problemas relacionados con la tecnología. Más bien, tienen que ver con malas estrategias de adopción y con la gestión de personas.

 Entonces, ¿cómo puede una empresa evitar el fracaso e implementar con éxito un nuevo ERP? Sigue leyendo para descubrir cómo puede ayudar la gestión del cambio.

¿Qué es exactamente la gestión del cambio?

Hay varios aspectos del término gestión del cambio. Uno tiene que ver con el nivel organizacional de una empresa: en ese dominio estaríamos hablando de cómo los líderes de una empresa ayudan a los empleados durante todo el proceso para aumentar el cambio organizacional y acelerarlo dentro de la empresa. Cuando se trata de tecnología, la gestión del cambio se definiría como la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para gestionar a las personas del lado del cambio. Por último, pero no menos importante, a nivel de proyecto, la gestión del cambio sería un enfoque estructural con entregables para apoyar los hitos de cambio individuales.

¿Por qué fallan algunas implantaciones?

A menudo hay una gran discrepancia entre la gestión de proyectos y la gestión del cambio. Con mayor frecuencia, ayudar al usuario a adoptar nuevas tecnologías es simplemente una idea de último momento. Por ejemplo, en lugar de involucrar a los usuarios y entrenarlos durante el proceso de implantación, se envía un correo electrónico que contiene un enlace a una Formación, y no confiamos que asumirá la nueva tecnología. Es importante no subestimar el poder de los empleados de una empresa: su adopción del sistema es lo que convertirá en éxito o en fracaso la implantación de un ERP. Después de todo, aunque no son ellos quienes deciden que ERP usar, es su uso el que generará un impacto en la empresa, positivo o negativo. El camino hacia el uso y la adopción es largo, como puede ver en la Curva de Cambio de Kubler-Ross.

¿Cómo puede ayudar el liderazgo en el éxito de la implantación de un ERP?

Para empezar, deben estar todos a bordo con el cambio. Su compromiso y esfuerzos deben ser comunicados para resaltar el valor del cambio esperado. Después, se deben establecer grupos clave, que consisten en líderes de equipo, directores, supervisores, etc. Necesitarán una amplia capacitación para aplicar las herramientas y los principios de la gestión del cambio y ayudar a facilitar la transición.

También debe observarse si la empresa ha aplicado los mismos sistemas y mecanismos en todos los niveles para institucionalizar la gestión del cambio. Si un departamento está obligado a trabajar con la nueva tecnología pero otro obtiene un pase, esto inevitablemente conducirá a la fricción. Cuando se trata de la gestión del cambio, en realidad es importante tener un enfoque estandarizado para ser efectivo.

Un aspecto muy importante de una implementación exitosa sería una hoja de ruta que guíe a las personas y aborde las lagunas en su compromiso con el nuevo software. Es útil que alguien dentro de la empresa se haga cargo del proceso y es igualmente importante tener un socio como Ibermatica que esté dispuesto a capacitar y ayudar a los usuarios finales durante su transición al nuevo software.

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