Lo que hay que preguntar en un proceso de selección de ERP o sistema de gestión

1. ¿Es fácil aprender y utilizar el ERP?

Todas las aplicaciones deberían ser intuitivas. Cuando las curvas de aprendizaje disminuyen, también se reducen los costes de formación y aumenta la amortización. Un ERP debería ofrecer:

• Una experiencia de usuario sencilla e intuitiva. Nada genera mas satisfacción entre  los usuarios, y reduce los costes de formación,   que una interfaz específica, con tareas e informes personalizados y flujos de trabajo claros, acorde a las funciones y rol que representa en la empresa.
• Herramientas de productividad integradas. La gestión de la empresa es mucho más sencilla cuando las tareas,  el calendario, el correo electrónico y la gestión empresarial funciona conjuntamente, y se ofrece todo integrado en un sola solución  para gestionar la contabilidad, la cadena de suministros y las operaciones,  con las herramientas de productividad de Microsoft Office con un inicio de sesión único simplificará las tareas y aumentará la eficacia.

Preguntas que no deben faltar en un proceso de selección de ERP o evaluación de proveedor de Software

2. ¿Permite incorporar las nuevas formas de trabajar?

La tecnología forma parte de nuestras vidas, y la linea que separa las herramientas informáticas personales y laborales se difumina. Los trabajadores buscamos aplicaciones  para el trabajo o para el ocio,  que sean sencillas, que no requieran un manual de instrucciones, que estén  accesibles desde cualquier tipo de dispositivo y  siempre disponibles.
Es muy importante hacer un inventario de los dispositivos (ordenadores de escritorio, portátiles, tabletas y smartphones) que los empleados usan para trabajar y determinar después la compatibilidad de los ERP ´s que está evaluando con esos dispositivos y con las aplicaciones fundamentales que utilizan los empleados. La mejor solución estará accesible en los dispositivos más utilizados por los trabajadores, ya sea desde la oficina, en casa o cuando trabajen desde una ubicación remota en cualquier sede o delegación de la empresa.

3. ¿Ofrece el proveedor opciones de implementación adaptadas a mi Empresa?

Al seleccionar  un nuevo ERP, hay que prestar atención también al modelo de TI necesario para su soporte técnico. ¿Invertir en la infraestructura técnica (Servidores, …)  necesaria para mantener la nueva solución internamente? ¿O Mantener una solución en la nube?  
Una solución basada en la nube puede eliminar la necesidad de realizar grandes inversiones iniciales en hardware y reducir las necesidades de personal, mientras que una instalación local puede ofrecerle un mayor control sobre dónde residen los datos y las actualizaciones futuras. Las mejores soluciones ofrecen diversas opciones en cuanto a instalaciones basadas en la nube, locales e híbridas para dar cabida a las necesidades y demandas específicas de su negocio.

4. ¿Cuál es el modelo de servicio del proveedor después de la implantación del ERP?

Una vez terminada la implantación del nuevo ERP o del Sistema de Gestión es necesario pactar unas condiciones de colaboración para el mantenimiento de la solución o  proyectos futuros. ¿Cuál es el tiempo de respuesta en caso de incidencia o parada? ¿El soporte técnico es remoto o In-situ en caso de que fuera necesario? ¿Ofrece el proveedor soluciones innovadoras que le ayuden a adaptarse a las nuevas complejidades del mercado?

Por último, no hay que  olvidar que las condiciones en los precios  pueden cambiar pasado el primer año, sobre todos si se negociaron a la baja.

5.  ¿Entiende el proveedor las necesidades de las pequeñas y medianas empresas y se concentra en ellas?

Al implantar un nuevo ERP o un sistema de gestión empresarial se reciben  mejoras  que van más allá de la simple mejora  de procesos manuales, el anhelo de las empresas es que el cambio permita:

• Incrementar las ventas con menos descuentos en las ventas
• Mejorar la eficacia del equipo de ventas y el tamaño promedio de los pedidos
• Aumentar la rotación del inventario a la vez que se reducen los desabastecimientos
• Reducir los costes de producción

Al evaluar a los diferentes  proveedores hay que tener en cuenta sus trayectorias, experiencia, conocimientos sectoriales, solvencia económica, no hay que dudar en pedir  casos prácticos que representen clientes de un tamaño y un sector similares, contactar con algunos…

Clara Camprovin

Business Development Manager | PSELLER Microsoft en Ayesa | Miembro Unidad Transición Energética, Climática y Urbana en Tecnalia | Secretaria de la Junta Directiva del Cluster de la Construcción (Build INN)