Una breve historia del ERP, y cómo elegir el mas adecuado

Aunque ahora es un acrónimo común en TI y negocio, para entender lo que promete una solución ERP necesitamos remontarnos a la década de 1960. En 1964, como respuesta al programa de fabricación de Toyota —el precursor de las modernas técnicas LEAN—, se desarrolló lo que se conoce como «planificación de necesidades de materiales» (MRP, por sus siglas en inglés). La primera empresa en utilizar MRP fue Black & Decker en 1964.

Durante la década de 1980, debido principalmente a la rápida expansión de la tecnología informática, MRP se trasladó al mundo de las hojas de cálculo. Mientras que antes se tardaban horas y días en calcular y volver a calcular cada vez los pedidos de venta, los pedidos de compra o los cambios de inventario, ahora todo esto se hacía en períodos de tiempo más cortos.

Sin embargo, todavía se utilizaban cálculos pequeños e independientes que se aislaron en silos. La llegada de la informática cliente-servidor más asequible hizo que estos cálculos se transformaran en la base de lo que se denominó «planificación de recursos de fabricación» o MRP II. Esto reunió las áreas operativas de inventario, compras, ventas y fabricación modulares y previamente desconectadas en una aplicación combinada, que utilizaba todos estos elementos para proporcionar una función de planificación general.

Pero estos elementos seguían sin estar conectados con los sistemas financieros y otros sistemas operativos de la organización. Eso se dejó para una nueva clase de aplicación: ERP. ERP reunió todos los aspectos de los sistemas de TI de una organización en una sola aplicación de TI, partiendo de la base de que un sistema integrado es mejor que varios sistemas que requieren integraciones complejas y tareas de mantenimiento nada despreciables.

Sin embargo, las implementaciones de ERP a menudo requerían una amplia personalización, ya que las organizaciones intentaron adaptarlas a las prácticas empresariales existentes. Esto significaba que la actualización a nuevas versiones era muy cara o, en su defecto, comercialmente inviable, lo que creaba frustración entre los usuarios y les impedía aprovechar los desarrollos tecnológicos. Eso, a su vez, frustró la capacidad de las organizaciones de competir con competidores más ágiles que reaccionaron rápidamente a los cambios en la globalización, los acontecimientos económicos y los avances tecnológicos.

Era el momento de utilizar un enfoque diferente.

Seleccionar la solución ERP correcta

Durante los últimos 30 años, el proceso de evaluación del software ha evolucionado de acuerdo con las limitaciones de la tecnología tradicional, ayudado por asesorias, que proporcionaban estos servicios de evaluación en forma de asesoría o gestión de riesgos.

Esto ha dado lugar a la aparición de organizaciones de «búsqueda y selección» y al proceso de solicitud de información/solicitud de propuesta (RFI/RFP, por sus siglas en inglés). La mentalidad endémica de «cumplimentación de formularios» imbuida en este enfoque ha hinchado las RFI y las RFP con largas listas de características, funciones y requisitos técnicos. La consecuencia de esto era que el proveedor que marcaba la mayoría de las casillas era la opción correcta para la empresa.

Este proceso trató de abordar varios factores:

Algunas empresas ingenuas podían acabar comprando una solución ERP integral que, en el papel, contaba con todas las opciones y extras, pero que, en la práctica, era inadecuada cuando se medía con respecto a los resultados. ¿Cuántas veces hemos escuchado, después de una implementación de ERP, lamentos como «tengo que utilizar Excel para hacer informes», «no es fácil de usar», «es torpe», «tuvimos que personalizarla» o «tuvimos que comprar otra aplicación para hacer eso»?

Mucho más que cumplimentar un formulario

Todos hemos escuchados historias, como la de un empresa del sector construccion que quería implementar un sistema ERP con el fin de mejorar su proceso gestion de proyectos para impulsar la eficiencia e incrementar la rentabilidad de sus obras . Siguió el proceso clásico: RFI, RFP, asesor externo, varias demostraciones, preselección y, finalmente, selección. El asesor externo encargado de la «búsqueda y selección» usó una plantilla estándar, comprada online, que se envió a cuatro proveedores y que constaba de 4000 líneas de una hoja de cálculo Excel de preguntas que los proveedores tenían que responder

El asesor ni siquiera se molestó en eliminar las preguntas que solo eran pertinentes para industriales que nada tenían que ver con la gestion de proyectos, totalmente irrelevantes para una empresa de construccion. El asesor externo actuó como un garante para el cliente y afirmó que este enfoque le daba «una visión de la capacidad para el futuro». Los proveedores seleccionados no pudieron saber con claridad qué es lo que de verdad necesitaba la empresa, lo que limitó considerablemente su capacidad de estructurar una solución adecuada.

En una RFP independiente de 665 líneas, se preguntó a los proveedores si su sistema podía realizar una serie de tareas. Los principales proveedores afirmaron poder realizarlas todas ellas, así que ¿cómo esta lista de compra de funciones puede ayudar a identificar la mejor solución?

Necesitamos un modelo mejor para evaluar las aplicaciones ERP.

En primer lugar, identifica los beneficios que se necesitan obtener. A continuación, alinea los procesos necesarios para lograr estos beneficios y después trabaja en estos procesos con una pequeña lista de proveedores investigados.

Define las deficiencias y la cantidad de trabajo para abordarlas, pero solo si son esenciales para lograr los beneficios.

Consulta a los clientes del proveedor para saber si han conseguido los beneficios empresariales y, lo más importante, estructura el plan de implementación en torno a la obtención de beneficios.

Este método alinea el proceso de selección con los resultados deseados en lugar de simplemente realizar una diligencia debida organizada sin alineación alguna.

También permite un ciclo de evaluación más corto y alinea los beneficios con la implementación, lo que proporciona una oportunidad más realista de obtener un resultado satisfactorio.