Ventajas de un ERP, sistema de control y seguimiento de obra,  integrado con la Gestión de la empresa

¿Cuales son los beneficios de IB Building?

 

“Cada departamento de la compañía dispone de muchas herramientas (hojas de cálculo, aplicaciones financieras, de presupuestos y control de costes, desarrollos propios, …) por ello tenemos la información dispersa en la organización (departamento financiero, estudios, producción, compras, planificación y control de obras,…). Los datos en que nos basamos para la toma de decisiones, no son coincidentes entre los obtenidos por cada departamento. Solo conozco el resultado real cuando la obra está terminada.”

 

Aun existen compañías que desconocen que existen ERP´s  específicos para el sector de la construcción, en otras  ocasiones surgen dudas debido a que se consideran proyectos complejos al no existir una cultura previa (integrar en una única herramienta el departamento técnico y el financiero puede ser un reto en algunas empresas), otros veces son los plazos de implantación, o los costes también pueden  frenan algunos intentos.

En este post explicaré como es posible integrar a toda la  organización en un único ERP  que  permitirá que toda la organización utilice un único entorno de trabajo: Contabilidad, Estudios, Costes, Compras, Jefes de Obra, Administrativos de obra, … toda su organización trabajará en un mismo sistema.

“¿Qué beneficios obtendríamos?”

Se evitarían las duplicidades de información y de procesos, además podría obtener de forma ágil los diferentes cuadros de mando que los jefes de departamento y la dirección necesitan para la toma de decisiones.
Por si hay dudas a cerca de los beneficios, lanzo una serie de preguntas a las que difícilmente se pueden responder a golpe de «clic» sin tener un ERP……

¿Dispone del resultado actual y la tendencia de todas sus obras mensualmente?
¿La evaluación de una obra con relación al coste real, coste planificado y pudiendo analizar
desviaciones actuales y previsibles?
¿El control de gastos contabilizados y de costes pendientes de recibir?
¿La situación y previsión del Cash-Flow de la compañía?
¿una gestión de contratos y/o pedidos a proveedores y subcontratistas desde la
planificación, así como una automatización de las peticiones y comparativos de precios?
¿El presupuesto aprobado, la previsión de variaciones futuras, la producción a origen y la
obra en cartera?
¿La periodificación de la producción, certificación y costes, y las desviaciones entre estas
previsiones y la realidad de la obra, mes a mes?
¿Una cuenta de resultado de la planificación inicial, de la planificación actual, y de la
situación real de la obra (producción y costes incurridos)?
¿Un control de recursos propios y subcontratados?

En muchos escenarios que hemos analizado, también nos encontramos empresas que consideran que por su forma particular de gestionar la compañía difícilmente se pueden adaptar a un ERP.

“el problema que veo es que nuestra forma de controlar el coste es diferente, tenemos ciertas funcionalidades e informes estratégicos para la toma de decisiones que deseamos mantener, además desarrollamos hace tiempo un sistema propio que aunque no nos satisface totalmente es realmente complejo”

ERP´s como IB Building, basado en Microsoft Dynamics 365 Business Central, además de disponer de una extensa funcionalidad, permite que se realice una personalización total del sistema, adaptándose a sus necesidades. La idea es que el software debe adaptarse a la empresa y no la empresa al software.

“estoy de acuerdo, pero es que nuestra compañía debería plantearse cambios para mejorar …”

La implantación de un nuevo sistema es un momento muy interesante de cara a mejorar y cambiar procedimientos. Una buena consultoría le permitirá redefinir procesos, controles y a acometer el proyecto con garantías logrando un rápido retorno de la inversión.

“Conforme, pero es un cambio muy importante en la organización de la compañía, ¿cómo y cuánto tiempo tardaría en implantar algo así?”

El proyecto parte de una consultoría donde analizamos los procesos de la compañía y detectamos las necesidades, dando lugar a un documento de alcance que aprobamos ambas partes, en el que se detalla: los problemas detectados, las soluciones propuestas y las especificaciones y requisitos funcionales de la empresa. Los tiempos medios de implantación van generalmente de los tres a los seis meses desde que se realiza la consultoría hasta que se implanta. Este dato varía dependiendo de la empresa y de las necesidades y requerimientos específicos.

En resumen, un sistema de Gestión integrado, tipo ERP, como IB Building, basado en Microsoft Dynamics 365 Business Central, abarca a todos los departamentos de la organización en un entorno único permitiendo la integración, la entrada única de datos y la segregación de información desde la gestión y analítica de obras hacia contabilidad y viceversa.