La Gestión y el Control del Alcance de un Proyecto ERP

Cuando comenzamos un proyecto de ERP una de las tareas más complicadas y difíciles de gestionar es el denominado Alcance

El alcance de un proyecto (según Wikipedia), es la suma de todos los productos y sus requisitos o características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto.

Según la Guía PMBOK®, el alcance del proyecto puede referirse a:

• Alcance del producto. Las características y funciones que describen un producto, servicio o resultado; y/o
• Alcance del proyecto. Es el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. En ocasiones se considera que el término alcance del proyecto incluye el alcance del producto.

Por lo tanto, vemos que tiene una doble vertiente que va desde los entregables físicos del proyecto hasta los servicios que desarrollamos para conseguir tal fin.

La gestión del alcance es una de las tareas mas importantes de la Dirección de Proyectos y tal como nos indica Guía PMBOK®, se divide en cinco procesos importantes, los cuales contienen Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Vamos a repasarlos:

Planificar la Gestión del Alcance:

Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.

Debemos dejar claro en nuestro Plan de Proyecto, cual es el alcance contractual al que nos hemos comprometido, que productos vamos a entregar y cuales son las tareas que hay que realizar para llegar al mismo.

Debemos acompañarlo de un Procedimiento para la Gestión de los Cambios de Alcance que determine que es un nuevo requisito y como vamos a proceder para incorporarlo al proyecto como un cambio “fuera del alcance inicial”.

Pensemos que uno de los mayores desencuentros que existe en los proyectos entre el cliente y los proveedores, precisamente es por esto. Hay que minimizar este riesgo siendo lo mas claros posibles desde el inicio del proyecto.

Recopilar los requisitos:

Consiste en definir y documentar todas las necesidades para cubrir el objetivo del proyecto. Este punto es uno de los claves. En un proyecto ERP es posible que hayamos tenido previamente un listado de requisitos por área funcional en formato RFI o RFP, pero lo que necesitamos conocer es si este listado es el que recoge el contrato; ya que en muchas ocasiones se manejan listado de requisitos, pero estos no forman parte totalmente de la definición contractual del proyecto.

Es importante que nuestro contrato recoja de la mejor forma posible y mas explicita los requisitos que componen el alcance y trasladar estos requisitos a nuestro plan de seguimiento y control.

Definir el Alcance:

Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, de que entra y lo que no. Cuales son los entregables del proyecto y el trabajo que hay que realizar hasta que sean entregados.

En un Proyecto de ERP debemos de definir:

1. que módulos entran y cuales se quedan fuera,
2. que requisitos funcionales vamos a cubrir con esos módulos.
3. sí para cubrir los requisitos funcionales contamos con la parametrización del sistema o también con una adaptación para adecuarse mejor a las necesidades del cliente
4. sí hay listados o reports incluidos, mas allá de los que ofrece el estándar.
5. sí hay cargas de datos que realizar
6. sí hay integraciones con otras herramientas o aplicativos que hay que desarrollar.

Es importante tener claro por ambas partes cuales son estos requisitos y que queden por escrito, llevando un control en las reuniones de seguimiento del proyecto, de los que se van acometiendo y cuales quedan por realizar.

También es importante definir los criterios de aceptación de estos, los cuales pueden materializarse a través de la validación en el Plan de Pruebas de las diferentes casuísticas a abordar relacionadas con los requisitos

En una maqueta o prototipo de la solución a implementar, con los módulos parametrizados, con datos reales cargados, los desarrollos / adaptaciones incorporadas, con las integraciones realizadas y con los reports de salida.

Ahora bien, es lógico contemplar validaciones parciales de los requisitos los cuales deben ser reflejados en Acta o Plan de Pruebas para su registro y control.

Crear la EDT (Estructura Desglose de Tareas).

Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

La EDT, es un desglose a diferentes niveles de las tareas del proyecto, basada en los entregables que hay que realizar para lograr los objetivos del proyecto. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente.

Esta EDT requiere ser planificada a ultimo detalle para poder controlar todos y cada uno de los entregables.

Validar el Alcance:

Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado.

Los entregables verificados obtenidos del proceso Controlar la Calidad (Plan de Pruebas), se revisan con el cliente para asegurarse que se han completado satisfactoriamente y que han recibido su aceptación formal.

El proceso Validar el Alcance difiere del proceso Controlar la Calidad en que el primero se ocupa principalmente de la aceptación de los entregables, mientras que el control de calidad se ocupa fundamentalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los mismos. Por lo general, el proceso Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.

Controlar el Alcance: 

Es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance o en nuestro caso al alcance contractual.

 El control del alcance del proyecto también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de control.

La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deformación del alcance. Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambios.

Este proceso o procedimiento, nos garantizará que el alcance no se descontrola, que los cambios aceptados cuentan con el beneplácito de la dirección del proyecto y que tienen su justificación.

No obstante, hay que hacer hincapié en que para no dilatar en exceso el proyecto con los cambios de alcance, debemos situarnos en los siguientes bloques:

1. Requisitos que están incluidos en el proyecto y que están planificados.
2. Requisitos no contemplados en el inicio y que serán necesarios para el arranque.
3. Requisitos de optimización y mejora para fases posteriores.

Es importante descargar “b” en “c” ya que sino alargaremos en exceso el proyecto y se descompensaran los costes y la planificación.

Una vez repasado que es el alcance y como gestionarlo, desde la Unidad de Microsoft te acompañaremos en el proyecto de ERP con las mejores practicas en la Gestión y Dirección de los Proyectos ERP.

Referencias : Guía PMBOK® 5Th Edición