¿Qué nos aporta una solución vertical o sectorial como IB Building 365?

Los que habéis trabajado con soluciones estándares sabéis perfectamente que aunque una obra sea un proyecto, la gestión de proyectos generalistas, incluso las gestiones avanzadas de proyectos, no recogen las especificidades que tiene el sector de la construcción, y que entroncan con todas las áreas de gestión…

Desde la definición de las Obras como proyecto constructivo, los Estudios, los Presupuestos con posibilidad de importar información desde BC3 (Presto), su estructura capitular completa. Los Reestudios que contemplan los costes directos e indirectos de cada una de las unidades de obra. El Master de la obra que agrupa unidades de obra, permitiendo realizar el seguimiento de la producción y de los costes en una estructura mas sencilla. La Planificación, que recoge los momentos en que vamos a obtener una producción (una cuenta de explotación teórica) y una carga financiera, de los que obtenemos el Plan de Gestión, que organiza periódicamente todos los elementos que influyen en la obra (Producción, Certificación y evolución de los costes). Veamos con mas detalle estas funcionalidades:

• Dentro de la funcionalidad de Obras, el módulo de Estudios nos permite gestionar la información necesaria para presentarnos a las Contratas que sean de nuestro interés. Con este módulo podemos importar el presupuesto del proyecto en los formatos utilizados habitualmente en el sector (BC3, TXT). Estas mismas herramientas las vamos a tener disponibles tanto en la parte de preventa (presupuesto del proyecto), como para el presupuesto de ejecución de la obra. Por supuesto, existen numerosos programas en el mercado para realizar Estudios de obra (como PRESTO, MENPHIS, COSTOS4, etc.)… por lo que para asentar un presupuesto en IB Building no es necesario utilizar el módulo de Estudios; podemos realizar el estudio en Presto y traernos el presupuesto del proyecto vía BC3 a IBB por ejemplo.
• Del Presupuesto del proyecto podemos traernos toda la información necesaria: su estructura capitular, sus mediciones, todo el desglose de mediciones, las descripciones ampliadas, etc., para poder trabajar con ellas y reutilizarlas.
• Los Reestudios contemplan los costes directos e indirectos de cada una de las unidades de obra que están recogidas en el presupuesto. Separamos mediante la aplicación de distintos métodos, los costes directos e indirectos, para obtener el margen de contribución de la obra.
• Otro importante concepto es el Master de la obra. Existen presupuestos de ejecución material que se componen de muchas unidades de obra, y en los que identificar e imputar el coste a cada una de ellas supone un trabajo muy grande, que en ocasiones no tiene demasiado sentido. Para estos casos hemos creado un presupuesto de ejecución resumido que denominamos “Master” y que agrupa unidades de obra, permitiendo realizar el seguimiento de la producción y de los costes en una estructura agrupada (con un desglose menor).
• La Planificación de la obra es un ejercicio que hay que realizar cada cierto tiempo y que nos va a proporcionar, por un lado el momento en que vamos a obtener una producción, es decir una cuenta de explotación teórica; y por otro lado, en función de la aplicación de una serie de criterios de periodos medios de cobro y de pago, vamos a poder desarrollar una carga financiera. Por lo que la planificación, aunque sea bajo parámetros teóricos, aporta a la Dirección financiera de la obra una información muy importante para poder organizar sus flujos de efectivo.
• La concreción de estos dos elementos (Explotación y financiación) se obtiene en el denominado Plan de Gestión,  que organiza periódicamente todos los elementos que influyen en la obra (Producción, Certificación y evolución de los costes).
• Por último dentro del apartado de obras tenemos el sub-módulo de Precios contradictorios, que se encarga de recoger todas las variaciones futuras que tiene el presupuesto, bien por variaciones de elementos previstos, o bien por la incorporación o eliminación de elementos adicionales.

En cuanto a los Costes, el sistema debe controlar todos los orígenes de los Costes, cómo se producen y cómo actúa el sistema para poderlos recoger. La Planificación de las Compras. Con el control de ofertas, pedidos, albaranes y facturas de compras. Los Acopios de determinados elementos por unidad de obra. los Partes de trabajo, la certificación de las mediciones de obra realizada por un subcontratista… etc.

Uno de los elementos más importantes del apartado de costes es la Planificación de las Compras. El origen de la planificación puede ser:

• Las propias unidades de obra que pueden trasladarse al Plan de compras (esto sería otro ejemplo de reutilización de la información), asignándoles gremios y generando un cuadro comparativo donde podemos ver las condiciones de los candidatos para adjudicar la compra.
  • Cálculos de necesidades de suministro de materiales importantes, por ejemplo el hormigón.
  • El sistema puede asignar proveedores a estos elementos y mediante un cuadro comparativo, podemos adjudicar a un proveedor concreto, con lo que el sistema genera los Pedidos de compra. Lógicamente también es posible realizar pedidos de compra directamente, sin que pasen por la planificación de compras. Comentar también que estos pedidos pueden estar sujetos a un proceso impresión, firma, validación y lanzamiento mediante un flujo de trabajo.
  • El sistema contempla la recepción de los albaranes de entrada, que se asociarán a sus respectivos pedidos. Estos documentos (albaranes y pedidos) quedan asignados a las unidades de obra o a las agrupaciones correspondientes del Master, y con ellos vamos controlando el coste y el compromiso de pago.
  • Cuando recibimos las facturas de compra del proveedor, podemos realizar el cotejo con el pedido y los albaranes previamente recibidos para proceder a su registro y contabilización. El sistema también permite recibir facturas sin albaranes ni pedidos previos, aunque lógicamente en estos casos no dispondremos de elementos de validación, pero sí que se podrán registrar y contabilizar. Todos estos procesos también pueden estar sujetos a un flujo de trabajo que controle su aprobación y pago.
  • También existe otro origen de coste que son los Acopios de determinados elementos que se almacenan para su posterior consumo. Cada Obra tiene asignado para ello un almacén con su correspondiente control de existencias. En este apartado se contemplan también los acopios no físicos que supone la periodificación (normalmente mensual) de los costes directos proporcionales, al objeto de evitar “picos” en la cuenta de explotación de la obra.
  • Otro origen de los costes son los Partes de trabajo, que se utilizan tanto para recursos (personas) como para maquinaria, y que pueden ser valorados fijando un coste estándar, o bien integrarlo con el sistema de Nómima para obtener un precio de coste real por empleado teniendo en cuenta otros conceptos como las prorratas, pero lógicamente esto puede realizarse a posteriori, cuando dispongamos de la nómina.
  • Otro de los orígenes de coste es la certificación de las mediciones de obra realizada por un subcontratista. En estos casos estamos trabajando como si se tratase de un albarán pero con las mediciones concretas, por lo que podemos certificarlas a origen como lo haríamos con nuestra propiedad.
  • Existen más costes que el sistema nos permite controlar, pero estos son los más importantes.

Debe contemplar también cómo declaramos los ingresos: la Producción,  y la Certificación, a partir de la que obtenemos la facturación, y por supuesto su registro, contabilización y seguimiento de cobro.

• En cuanto a los ingresos, el elemento fundamental lógicamente es la Producción, entendiendo por Producción el conjunto de mediciones mensuales realmente ejecutadas con fundada esperanza de cobro (puesto que realizaremos una contabilización).
  • Entendemos que la Producción y la Certificación son dos conceptos distintos, podemos construir la certificación a partir de una producción, que constituye el documento de cobro y a partir de la que obtenemos la factura de venta.

• Algo muy importantes el Cierre periódico, que nos permitirán conocer la situación de la obra y su proyección a futuro mediante una serie de consultas e informes económicos de obra que recojan el análisis de la gestión desde todos los prismas posibles.

Y por último tenemos un conjunto de funcionalidades Varias que nos van a permitir un mayor control de determinados aspectos de la obra, Y también la gestión de negocios anejos al de la construcción, como pueden ser…

• Plantas de transformación
  • Gestión de excavaciones
  • Mantenimiento maquinaria
  • CashFlow para obras
  • Cuadro de mando integral para obras
  • Interfaz Comunidad Digital de Subcontratistas (Obralia)
  • Integrador BIM