Capacidades IB Building 365 para la gestión integral de la Obra

ERP para empresas del Sector Construcción e Inmobiliario

Fruto de nuestra experiencia y el conocimiento del sector de la construcción  Ibermatica ha desarrollado IB Building sobre la plataforma Microsoft Dynamics 365 Business Central , bajo esta definición se engloban toda una serie de módulos y herramientas pensadas para dotar a las empresas constructoras de un sistema integrado de gestión ERP. IB Building ha sido recientemente premiada como la mejor Plataforma de Construccion 4.0.

Este sistema permite controlar las obras desde su fase inicial hasta la finalización durante todo el ciclo de gestión, integrando en un único proceso, la actividad productiva de la Obra con su gestión económico-financiera. Para ello IB Building define y gestiona los siguientes apartados relativos a la Gestión de Obra. El siguiente esquema muestra la estructura básica de los principales procesos de IB Building.

Estudio.

El sistema puede partir desde el estudio de la obra cuando se dispone del proyecto del cliente. En esta fase IB Building nos ayudará a decidir el porcentaje de baja definitiva con el que presentar nuestra propuesta, además de a controlar toda la documentación a presentar. Podremos introducir y supervisar las fechas del estudio.

IB Building agilizará la toma de decisiones sobre los avales a presentar, interactuando con el departamento financiero. También nos permitirá introducir los datos de la apertura y controlar a otros posibles licitadores.

El sistema permitirá la obtención de información estratégica como estadísticas en diferentes periodos por licitador, por organismo, por zonas o comunidades, del número de licitaciones, las ganadas, la baja media, etc.

Planificación económica.

Con la adjudicación comenzaremos fase de planificación económica de la obra. El jefe de obra detallará los descompuestos y los rendimientos para cada unidad de obra, y asignará a cada partida una actividad (criterio de organización a efectos de análisis de costes). También se decidirá qué unidades de obra serán subcontratadas, agrupándose estas en actividades de subcontratación: fontanería, electricidad, carpintería metálica, etc. Por supuesto planificaremos los costes previstos para la subcontratación y para los descompuestos, pudiendo consultar históricos de compra de la compañía para cada descompuesto.

Estos están clasificados según su Naturalezas de coste: Mano de obra, Materiales, Subcontratación, Maquinaria propia, Maquinaria ajena, Industriales,… De esta manera quedarán definidos los costes directos de obra. IB Building nos permite diferenciar entre medición de cliente y medición del replanteo que el jefe de obra irá anotando dentro del sistema. De esta manera podremos comenzar a controlar todas las desviaciones respecto a lo que realmente tenemos que ejecutar.

Podremos introducir costes indirectos de obra como son alquileres de grúas, casetas, salarios de jefe de obra, encargados, etc. Con cada coste indirecto podremos especificar el número de meses que prevemos estará en obra, el coste mensual estimado y el porcentaje de asignación de ese coste a la obra, (por ejemplo el jefe de obra lleva dos obras y estará imputando al 50% en cada una de ellas). El sistema también nos permitirá introducir otros costes indirectos de asignación e imputación proporcional a la producción, como son tributos, tasas, ensayos, liquidación de obra, etc.

Podremos también establecer en nuestro presupuesto los costes de estructura previstos, también proporcionales a producción. Para ello introduciremos el porcentaje estimado por gastos de delegación, de central y de división que estableceremos para la obra.
El objetivo es poder controlar el presupuesto y la evolución de todos los costes asociados a una obra. Para ello el sistema permite almacenar ilimitadas versiones de la planificación económica y de la situación de la obra y realizar la comparación entre las diferentes versiones almacenadas.

Finalmente el sistema nos permitirá si es necesario:

• Establecer el plan de obra y emitirlo en Microsoft Project.

• Crear un plan de compras.

• Definir los objetivos no incluidos (previsión de expedientes, liquidación, modificado, complementario, etc., así como una valoración de sus probabilidades de aprobación por el cliente.

• Definir los hitos y previsión de facturación (para el cash-flow).

• Realizar plan económico (estimación de costes, certificación, beneficios, cobros y pagos, etc.).

Ejecución.

IB Building permitirá controlar todo el proceso de ejecución de obra. El objetivo es conocer la situación de la obra en el momento y su tendencia en base a los costes previstos (planificados), los realizados (albaranes y facturas recibidas), y también los costes comprometidos (contratos con proveedores). Todo en base a la realidad a ejecutar, es decir la medición obtenida en el replanteo.

Durante el proceso de ejecución el sistema nos permitirá controlar los expedientes que se negocian con la dirección facultativa del cliente. También controlaremos el tipo de expediente (liquidación, modificado, complementario, revisión de precios,…), y su estado (pendiente de discusión, en discusión con la propiedad, tramitación de la aprobación técnica, aprobado técnicamente o aprobado económicamente).

Compras.

El proceso de compras nace de la planificación de la obra. En base a los descompuestos establecidos en las diferentes partidas podremos generar las demandas o peticiones de obra. Los descompuestos y los proveedores, subcontratistas e industriales están organizados por códigos de actividad para agruparlos de forma clara. Cada demanda tiene su código de actividad y disponen de un detalle completo de todas las necesidades por unidad de obra de cada descompuesto. El responsable de realizar los contratos podrá seleccionar dentro de cada demanda, los proveedores, industriales o subcontratistas para realizarles peticiones de precios según los códigos de actividad.

Dispondremos de la posibilidad de trabajar también sobre una base de datos de proveedores potenciales. Las peticiones de precios podrán ser enviadas de forma automatizada. Procesaremos de forma automática los precios que nos van enviando los diferentes proveedores, subcontratistas o industriales para finalmente emitir automáticamente el comparativo de precios y posteriormente el contrato de compra correspondiente.

Imputación de costes.

Imputación de albaranes de compra.

El sistema permite imputar las recepciones de materiales en obra si lo deseamos por unidades de obra. IB Building no solo guarda en el contrato de compra las necesidades totales de cada descompuesto, sino también el detalle de las unidades de obra y las cantidades necesarias en unidad de obra. Además permite la introducción albaranes de compras sin contrato y albaranes de compra procedentes de contrato.

Imputación y control de las horas de recursos.

Disponemos de estructuras para controlar los recursos propios y subcontratados. Podremos introducir las horas normales, horas extra, dietas, kilómetros, tarjetas de gasolina, y cualquier tipo de incidencia que repercuta al departamento de personal. Los costes hora son asociados a cada obra de forma estándar durante el mes. El objetivo es que una sola introducción de datos sirva para imputar a obra y para calcular las nóminas y los recibos especiales. Una vez el departamento de personal ha calculado las nóminas, el sistema puede calcular los costes de empresa por cada trabajador para calcular e imputar el coste hora real que se ha producido durante ese mes. El sistema recibe también los asientos de nóminas en contabilidad automáticamente.

Imputación de facturas de compras y gastos.

Al estar integrado todo el ciclo de compras cuando finalmente llegan las facturas, el departamento financiero puede realizar las comprobaciones en base a los albaranes de compra, con las condiciones del contrato (precios, forma de pago, plazo de entrega,…). Pudiendo proceder a retener la factura si no coincide con los datos de contrato o con los albaranes procesados. Si es correcta se contabilizará de forma automática con los vencimientos.

Almacén de obra.

El sistema permitirá controlar y tener en cuenta el almacén de obra en los informes de situación de la obra. Podremos seleccionar los materiales que deseamos controlar en el almacén de obra y que materiales no son necesarios y por tanto serán dados como consumidos una vez se reciben en obra.

Imputación de costes indirectos y de estructura.

Mensualmente y una vez la contabilidad mensual ha sido cerrada y bloqueada el sistema permitirá la imputación y el control de otros costes indirectos y de estructura, pudiendo analizar en base a producción el resultado del mes contra el presupuesto dotado en la planificación económica.

Medición y certificación.

El sistema permitirá ir introduciendo mes a mes las mediciones a origen reales realizadas por el jefe de obra por cada unidad de obra. Posteriormente podremos generar la medición de certificación donde podremos realizar los cambios necesarios sin afectar a la medición real. Podremos imprimir la factura pro-forma de la certificación y una vez se concreta y se cierra realizaremos automáticamente la factura definitiva.

Contabilidad.

Finalmente el sistema permite que toda la información generada desde obras y compras llegue a Contabilidad. Para ello nuestro sistema cumple con todas las especificaciones del plan general contable para empresas constructoras. El sistema dispone de un entorno parametrizable que permite establecer los criterios analíticos que la empresa necesite para el examen final de los resultados contables.

IB Building permitirá si lo deseamos el control y contabilización del trabajo en curso, el coste incurrido (albaranes pendientes de contabilizar) y el gasto (facturas recibidas). Está totalmente integrado con Compras, lo que quiere decir que la información de los contratos (precios, condiciones comerciales, forma de pago,…) los heredan los albaranes y llegarán al departamento contable que solo deberá comprobar que coinciden con los totales de la factura recibida.

El sistema permite la automatización de la impresión de remesas de pagarés, permitiendo la generación de pagarés propios homologados con código de barras autorizado por la norma del Consejo Superior Bancario.

Disponemos de estructuras que permiten controlar las diferentes líneas de avales que la empresa tiene, integrando esta funcionalidad con el departamento de estudios que habitualmente tiene que presentar avales con sus ofertas. Además la gestión de cartera de cobros y pagos permite la gestión en soporte magnético de Factoring, Confirming, y los formatos CSB 34, 19, 32 y 58.

Nuestra estructura permite el control del IVA no devengado, automatizando los controles que permiten gestionar el pago del IVA solo cuando se han cobrado las facturas o firmada el acta de recepción de la obra. Todo este proceso fiscal y contable es automatizado y simplificado en cuanto a su funcionalidad. Así mismo podrá controlar las retenciones de garantía de proveedores y clientes.

Cuadro de mando e informes.

Una de las cualidades principales de IB Building es que le permitirá la obtención de los diferentes cuadros de mando e indicadores de gestión que permitirá a su organización disponer de la información a tiempo para la toma de decisiones. La definición y creación de su propio cuadro de mando para la gerencia, dirección financiera, dirección técnica,… es una de las misiones y del objetivo fundamental de la consultoría que Ibermatica ISE realiza como paso inicial del proyecto.