Cómo explotar la información en Dynamics 365

Cuando implantamos una herramienta de CRM, unos de los objetivos fundamentales es obtener y analizar de forma rápida y sencilla indicadores de ventas ( pipeline, forecast, grado de reporte de la actividad comercial…), de servicio (incidencias, tiempos de resolución, cumplimientos SLA, … )  o de cualquier otro ámbito, para poder tomar decisiones sobre nuestro negocio.

Con Dynamics 365 explotar la información y hacer ese análisis de nuestro negocio es algo muy sencillo y totalmente integrado dentro de la aplicación, ya que proporciona diversas herramientas para la explotación de datos como son:

• Búsqueda avanzada + Exportación Excel

La búsqueda avanzada de CRM es una capacidad que provee la herramienta que permite realizar búsquedas combinando todas las tablas existentes en el CRM, resultando así muy potente ya que se puede buscar por todo lo que uno desee dentro de la aplicación. Además, permite  exportar el resultado a una Excel estática o a una tabla dinámica de Excel donde realizar análisis a medida. Estas búsquedas pueden ser guardadas para un uso posterior.

• Informes personalizados

Dynamics 365 proporciona un asistente para creación de informes en CRM, que de forma muy sencilla y sin necesidad de conocimientos más allá de los de un usuario, permite que el usuario se cree sus informes personalizados que obtendrá datos en modo listado al que se le pueden asociar gráficos.

• Plantillas Excel

En las últimas versiones de CRM  se incorporó a Dynamics una nueva funcionalidad, las plantillas de Excel. Éstas son unas plantillas que se definen dentro del CRM, en la que se muestran los valores de los campos de CRM pero convertidos y calculados con la potencialidad que nos proporciona Excel, creando una gran combinación:  la gran potencia de Excel para creación de fórmulas, gráficos etc unida a los datos de CRM.

• Paneles y gráficos

Los paneles son cuadros de mando que permiten ver en una misma pantalla indicadores, gráficos y listados de cualquier entidad que estemos gestionando en Dynamics CRM. Con estos paneles se podrán realizar análisis de los datos actuales que contenga la plataforma para la toma de decisiones rápida o para plasmar datos en informes globales de dirección mediante una visualización in-line mediante gráficos mostrados en paneles de CRM interactivos.

Todas estas funcionalidades y herramientas arriba descritas no requieren de un equipo técnico especializado que las realice, sino que un usuario al que se le haya otorgado los permisos necesarios, será capaz de crear sus propios informes, paneles, gráficos o plantillas de Excel.

Pero si, aun utilizando todas estas herramientas, nos encontramos con que necesitamos una capa adicional de explotación de datos, tenemos las siguientes opciones dentro de Dynamics 365:

• Informes complejos

Estos informes requieren ser realizados por un programador con conocimientos específicos de CRM y de herramientas como Reporting Services de SQL. Con esto se podrá crear informes personalizados complejos que serán después ejecutados desde el propio CRM, de la misma forma que se ejecutan el resto de informes personalizados comentados anteriormente.

• PowerBI

Es una herramienta de BI que proporciona Microsoft que puede explotar datos de Dynamics 365 así como de infinidad de otros orígenes de datos.  Los cuadros de mando o informes que se creen en PowerBI podrán ser visualizados dentro de los paneles del CRM, siendo totalmente trasparente para los usuarios y permitiendo tener paneles complejos para analizar datos no solo de CRM sino de otras aplicaciones como puede ser el ERP correspondiente u otras aplicaciones de gestión.