Cómo gestionar los RIESGOS en los proyectos de implantación de un ERP.

El Plan de Respuesta.

Estamos en la complicada tarea Inicial de Planificación del Proyecto donde como en un puzle tenemos que encajar las diferentes piezas: alcance, tiempo, costes, recursos, controlar las adquisidoras, la calidad, los interesados y como no, los Riesgos. ¿Cómo lo hacemos?, ¿podemos establecer un método que aplicar para asegurarnos que los principales riesgos están controlados y monitorizados? Os enseñamos nuestro método.

 

En el anterior post hablamos como identificarlos y analizarlos en términos generales, en este post, vamos a bajar al elemento práctico para explicar el resto de los puntos de la gestión de los riesgos.

 

1- Identificación y catalogación de los principales riesgos.

Para realizar esta tarea lo que os proponemos es utilizar diferentes herramientas.  DAFO, sesión de Brainstorming con el equipo, análisis de causa efecto y sobre todo disponer de un cuestionario clasificado por categorías de los riesgos más comunes a los que os habréis enfrentado y a los que tenéis que dar respuesta y en función de esa respuesta que deis, tendréis que incluirlos o no, en el plan.

Ejemplos de Riesgos:

Categoría:       Personas

Pregunta:        ¿Se ha planificado o se va a planificar pensando en personas que no tienen total disponibilidad?

¿Existe un promotor efectivo del proyecto?

¿Participan personas o equipos de diferentes unidades de negocio, con objetivos diferentes que entran en conflicto con los objetivos generales a alcanzar?

————————————————————————————–

Categoría:       Proceso

Pregunta:        ¿Las definiciones de la planificación, de los recursos y del producto han sido impuestas por el cliente o la dirección, y no están equilibradas?

¿Existe un plan de proyecto documentado y suficientemente detallado?

 

2- Estimamos el impacto y la probabilidad

Sobre el impacto podremos decir en muchas ocasiones esta magnitud puede medirse en trabajo y que su impacto puede implicar retrasos, retrabajos y sobreesfuerzos.

Sobre la probabilidad indicar que, si es 0%, lógicamente, el riesgo no existe.

Si el porcentaje es 100%, no tenemos un riesgo, ya que este se ha materializado y tenemos un auténtico problema.

Hay que indicar que los riesgos, pueden ser identificados en cualquier fase del proyecto y que tenderán a desaparecer o a aparecer en función del correcto Seguimiento y Control que hagamos de ellos.

3- Monitorización y control de los riesgos

Para llevarlo, estos deben de formar parte de nuestro Seguimiento y Control del proyecto, deben de ser un capítulo más, con entidad propia.

¿Cómo los controlamos?

Cada riesgo debe tener en función de su probabilidad e impacto un Plan de Acción

• ¿Qué tipo de acción vamos a plantear?
  • Riesgos negativos:  Evitar, transferir, mitigar, aceptar
  • Riesgos positivos: Explotar, mejorar, compartir, aceptar
• Asignar un responsable o responsables a la acción que tenga capacidad de actuación y resolución.
• Poner una fecha límite para la resolución de la acción e incluirla en la planificación del proyecto.
• Asignar presupuesto si la acción así lo requiriese, en todo caso cuantificar el coste de la acción.

Una vez creado nuestro plan de acción de los riesgos identificados, el mecanismo de seguimiento no es complejo si somos metódicos ya que es asociarlo y monitorizarlo a través del Informe de Seguimiento del Proyecto en cada Comité.

 

Es a través de esta instancia donde daremos repaso a las acciones:

• Analizaremos a las que se ha dado cumplimiento para eliminarla del plan ya que el riesgo ha desaparecido.
• Pondremos los medios de contingencia necesarios para los planes que no han sido eliminados o los nuevos riesgos que han aparecido

No existen fórmulas mágicas que nos vayan a garantizar que ningún riesgo se materialice en un problema, lo que si tendremos la garantía es de estar mucho mejor preparados a afrontarlo si tenemos visibilidad del mismo, lo vemos llegar y estamos preparados para mitigarlo como estar preparados conociendo la previsión del tiempo y “sacacando el paraguas porque conocemos que va a llover”.

 

Desde la Unidad de Microsoft en Ibermatica os ayudamos con nuestras buenas prácticas en la gestión de Riesgos en los proyectos de Implantación de ERP a mejorar.