Cómo reducir los «problemas» en la migración inicial de datos en un CRM

Es una tarea que parece simple,  y que no puede conllevar demasiados problemas, pero  en la práctica es todo lo contrario, por eso he creído conveniente escribir algunos problemas comunes y soluciones a estos problemas para minimizar los inconvenientes que suele acarrear.

Toda empresa, aunque no posea actualmente un CRM y sea el primero que va a implantar, tiene sus datos en algún sitio. En el mejor de los casos estructurados en alguna base de datos, en el peor en distintos ficheros Excel o de otro tipo.

Antes de nada, es esencial valorar qué información debemos / queremos cargar inicialmente en el CRM y la calidad de la misma. El hecho de tener que realizar una migración de datos es un buen momento para realizar una limpieza de datos que en la mayor parte de los casos no están del todo ordenados, además de existir múltiples duplicidades etc….

Por ello, es importante que se ponga en una balanza lo que se necesita cargar vs la calidad de los datos que tenemos. Si la calidad no es buena y nos lo podemos permitir, deberíamos hacer una limpieza previa a la carga en la aplicación, y si no nos lo podemos permitir (ésta es una tarea engorrosa y que requiere mucha dedicación), debemos valorar si realmente es necesario cargar esos datos o es mejor comenzar desde cero.

Un mal origen de datos solo puede traernos problemas 

Evidentemente siempre habrá datos que serán imprescindible arrancar con ellos, como son como mínimo las cuentas (clientes y clientes potenciales) y las personas de contacto de estas cuentas.

Los procesos de carga se hacen generalmente en base a unos ficheros que el cliente debe extraer de sus bases de migracion, Migración datos o recopilar de los diferentes ficheros que maneje.

Y aquí es donde empiezan los problemas:

Para que los datos se carguen en el CRM es necesario que tengan un formato específico, que las relaciones entre tablas estén correctas, que los valores de los campos sean los mismos que los que se han establecido en el CRM…

Lo que generalmente (o siempre) sucede es que el cliente genera unos ficheros que hasta que se ajustan a lo que necesita el CRM viajan de ida y vuelta un gran número de veces para ir ajustándolos y que por fin puedan ser cargados. Visto lo anterior mis recomendaciones serían:

1. Es muy importante que el la empresa tenga conocimiento de la base de datos en donde se encuentran sus datos, de la relación entre esas tablas,.., en definitiva de dónde obtener esos datos.
2. También es fundamental que los ficheros sean extraídos mediante un proceso automático, para que una vez que ese fichero se pruebe, tengamos la certeza de que el fichero definitivo (el que se cargará justo el día antes del arranque) no tendrá errores y podremos realizar la puesta en marcha en el tiempo estimado.
3. Y por último (aunque no por ello menos importante) es necesaria una colaboración permanente entre cliente-proveedor para resolver las dudas de la generación de los ficheros de la forma más ágil posible. De esta manera minimizaremos seguro el riesgo de retraso que existe en todo proyecto en la fase de migración inicial de datos.