Continuous Close en Dynamics 365 Finance : el plan práctico para montar un cierre continuo con agentes, automatización y control
De “el cierre nos secuestra” a “control diario con excepciones bajo mando”: una campaña de 90 días que se paga sola
Continuous Close
Si tu cierre mensual depende de “heroísmo”, no tienes un proceso. Tienes una tradición cara.
Este post va de quitarle épica al cierre y devolverle profesionalidad: control continuo, reconciliación frecuente, excepción bien gestionada y evidencia lista. Con D365 Finance (FO) como núcleo, y sin convertir la IA en excusa.
Qué vas a conseguir
Un playbook para implantar un “continuous close” en 90 días: qué elegir, cómo medir, cómo organizar el circuito de excepciones y cómo escalar sin romper el control interno.
Para quién
CFOs, controllers, responsables de contabilidad, CIOs y responsables de ERP que están hartos de que el cierre sea un “evento” en lugar de un “resultado”.
La idea disruptiva
No es “cerrar más rápido”. Es dejar de descubrir tarde lo que ya iba mal. Ese cambio mental lo cambia todo.
Hay empresas que siguen tratando el cierre mensual como si fuese una tormenta inevitable: se cierran puertas, se activan planes de supervivencia, se invocan “los Excel buenos” y se empieza el baile de “¿quién tocó esto?”. Y sí, a veces se cierra en tiempo récord. Pero eso no significa que el sistema funcione: significa que el equipo ha aprendido a aguantar.
El problema es que el cierre no debería ser una prueba de resistencia. Debería ser la consecuencia natural de un control diario razonable: conciliaciones frecuentes, reglas claras, excepciones bien clasificadas, responsabilidades definidas y evidencias completas. Lo llamamos cierre continuo o continuous close, y es una forma de operar finanzas que reduce el estrés, sube la calidad y, sobre todo, hace algo que muchas compañías echan de menos: permite decidir antes.
Y aquí está la parte incómoda: si tu comité de dirección decide con información de hace cuatro semanas (o con cifras “provisionales” eternas), no es solo un tema contable. Es un problema estratégico. El mercado no espera a tu cierre.
Lo que realmente rompe el cierre en D365FO (y casi nunca se dice en voz alta)
Cuando un cierre va mal, la conversación típica suele ser: “nos faltan manos”, “nos faltan horas”, “el ERP es lento”, “la integración con el banco…”. A veces es verdad, a veces es el comodín. En la práctica, lo que rompe el cierre casi siempre es una combinación de cuatro cosas:
1) Excepciones sin dueño
Una excepción sin dueño es una bomba con temporizador. Puede ser una diferencia en intercompany, una factura con datos maestros inconsistentes, un pago duplicado o un asiento que llega tarde de una interfaz. Da igual: si no hay un owner, el cierre se convierte en un juego de “esto no es mío”.
Diagnóstico express
Si tu equipo usa más tiempo buscando quién debe arreglar algo que arreglándolo, no tienes problema de sistema: tienes problema de operación.
2) Control “mensual” en un negocio “diario”
En 2026, seguir gestionando finanzas como si el mundo esperara al día 30 es raro. Los pedidos entran cada día, el cash se mueve cada día, la operación genera costes cada día. Pero el control se activa a final de mes, como si fuese un interruptor. Resultado: todo lo que no controlaste a tiempo te explota junto.
3) Excel como “sistema paralelo”
Excel es fantástico para análisis. El problema empieza cuando se convierte en el lugar donde “se arregla” lo que el ERP no está resolviendo: conciliaciones fuera, ajustes fuera, evidencias fuera, aprobaciones fuera. Eso crea un sistema paralelo sin trazabilidad, con riesgo operativo y con dependencia brutal de personas concretas.
4) “IA” usada para tapar procesos rotos
Lo digo sin rodeos: si tienes datos maestros incoherentes, integraciones frágiles y roles difusos, meter IA no arregla el sistema. Solo acelera el caos. La IA sirve para resumir, explicar y asistir la acción cuando el proceso ya tiene base.
Regla operativa
Primero gobierno y ownership. Luego automatización. Luego IA. Ese orden evita arrepentimientos.
Con esto claro, vamos a lo útil: qué es “continuous close” en D365 Finance (FO) y cómo lo aterrizas en una campaña y en un proyecto real de 90 días sin vender cuentos.
Continuous Close en D365FO:
Continuous close no significa “cerrar todos los días” ni convertir contabilidad en un reality show. Significa esto:
Definición en una frase
Es operar el cierre como un flujo continuo de reconciliación y control, donde el trabajo humano se concentra en excepciones, con evidencias completas y con métricas que permiten gestionar, no adivinar.
Lo que NO es
- No es “más reporting”.
- No es “más controles manuales”.
- No es “IA que decide por ti”.
- No es “te cierro en 24 horas sin tocar nada”.
Lo interesante de D365 Finance (FO) es que permite industrializar esto: reglas, conciliación, workflows, trazabilidad y gobierno. Y cuando añades automatización (y agentes donde tenga sentido), conviertes el cierre en algo menos emocional y más profesional.
La campaña que genera pipeline: “Operación Cierre Continuo en 90 días”
Si quieres que esto funcione comercialmente (y no se quede en un post bonito), necesitas un framing que el CFO entienda y el CIO compre. El mejor encaje es este: reducir días de cierre, aumentar calidad del dato, mejorar visibilidad de cash y reducir riesgo (auditoría, compliance, control interno). Dicho de otra forma: menos sorpresa, más mando.
Promesa medible (la que no te avergüenza)
- Reducir el backlog de excepciones y su tiempo de vida (aging).
- Subir el % de conciliación automática en áreas críticas.
- Reducir retrabajo de última semana del mes.
- Mejorar trazabilidad de evidencias y approvals.
- Aumentar confianza en cifras para decisiones de cash y performance.
Entregables (para que no sea “consultoría vapor”)
- Mapa de reconciliaciones: qué cuentas, qué frecuencia, qué reglas.
- Catálogo de excepciones con severidad, owner, evidencia y acción recomendada.
- Diseño del circuito (colas, SLAs, aprobaciones, evidencias).
- Piloto con 2–3 reconciliaciones de alto impacto.
- Cuadro de mando operativo: backlog, aging, tendencias, automatch.
- Plan de escalado: plantillas, gobierno de cambios y roadmap.
Ahora vamos a lo delicado: el diseño del circuito de excepciones. Porque aquí está el ROI, y aquí también mueren la mitad de los proyectos.
Excepciones: el lugar donde se pierde el tiempo… y donde se gana el control
Si le preguntas a un controller qué le duele del cierre, rara vez te dice “registrar asientos”. Te dice “resolver lo que no cuadra”. Eso son excepciones. Y las excepciones son normales. El problema es cuando no están gobernadas.
Qué hace que una excepción sea “gestionable”
Una excepción gestionable tiene: clasificación, owner, evidencia exigida y una acción recomendada. No hace falta que sea perfecto. Hace falta que sea operable.
| Tipo | Ejemplo | Owner típico | Evidencia | Acción recomendada |
|---|---|---|---|---|
| Master data | Proveedor sin banco correcto | Datos maestros | Log de cambio / aprobación | Corregir maestro + reintentar |
| Timing | Asiento llega tarde de interfaz | IT / Integración | Ticket + logs | Reproceso / control preventivo |
| Proceso | Factura sin recepción o sin aprobación | Compras / Operación | Workflow / justificante | Completar paso + reforzar control |
| Riesgo | Pago duplicado o discrepancia “extraña” | Finanzas + Control | Aprobación / análisis | Investigación + bloqueo preventivo |
El circuito de excepción (mínimo viable)
Si quieres cierre continuo, necesitas un circuito mínimo que cualquier persona pueda seguir sin reinventar la rueda:
- Detección: reglas, conciliación, alertas o revisión operativa.
- Clasificación: tipo + severidad + impacto (cash/compliance/reporting).
- Asignación: owner y fecha objetivo (SLA realista).
- Resolución: acción + reintento/ajuste + validación.
- Evidencia: documento/log/approval y cierre de caso.
- Aprendizaje: si se repite, se cambia proceso o dato maestro.
El punto que casi siempre falta
El aprendizaje. Si una excepción se repite y nadie cambia nada, no es una excepción: es parte del proceso… pero sin control.
Esta estructura es la que permite que la automatización (y los agentes, cuando los uses) no sea un “gadget”, sino una forma de operar. Ahora pasamos a la parte que te interesa si tienes que convencer a dirección: métricas y objetivos que se entienden.
KPIs de cierre continuo: lo que debes medir si no quieres volver al “cierre épico”
Si un proyecto de continuous close no tiene KPIs operativos desde el primer mes, va a terminar en frases tipo “esto ya lo revisaremos” o “ahora no hay tiempo”. Y cuando llegue el día 28, volverás a lo de siempre. Así que no: aquí se mide.
| KPI | Qué mide | Cómo lo usas | Señal de alarma |
|---|---|---|---|
| Backlog de excepciones | Cantidad de casos abiertos | Gestión semanal | Crece 3 semanas seguidas |
| Aging | Tiempo vivo de la excepción | Priorizar y desbloquear | Muchos casos > SLA |
| % conciliación automática | Automatch vs manual | Medir eficiencia real | No mejora tras 6 semanas |
| % evidencias completas | Trazabilidad / auditoría interna | Calidad del control | Documentación improvisada |
| Retrabajo en última semana | Correcciones tardías | Ver si el control llega antes | Se mantiene igual cada mes |
Si te fijas, estos KPIs no son “bonitos”. Son operativos. Están diseñados para que un CFO o un controller pueda sentarse 30 minutos a la semana, ver la realidad, y tomar decisiones: asignar recursos, eliminar una causa raíz, reforzar un control o cambiar una regla.
El plan de 90 días : cómo implantarlo
Hay dos tipos de planes: los que suenan bien en un comité y los que sobreviven a la realidad. Este es del segundo tipo. No intenta arreglar el universo. Intenta generar tracción, demostrar valor y escalar con control.
Días 0–15: Diagnóstico sin anestesia (pero con respeto al dato)
Objetivo
Elegir 2–3 reconciliaciones “semilla” de alto impacto, medir baseline y localizar causas raíz (proceso, maestro, integración, timing).
Lo que se decide aquí
Qué cuentas entran, qué frecuencia tendrá la conciliación, qué excepciones se consideran críticas y quién es owner de cada tipo.
Checklist (si no lo haces, lo pagas luego)
- Top cuentas por impacto en cash/compliance/reporting.
- Mapa de sistemas que alimentan el ERP (integraciones, interfaces, cargas).
- Puntos de “tarde” (quién llega tarde y por qué).
- Datos maestros que generan errores repetitivos.
- Evidencias actuales: dónde están, quién las valida, cuánto tardan.
Días 16–45: Diseñar el circuito de excepciones y asegurar la trazabilidad
En este bloque se define el “sistema nervioso”: clasificación, colas, SLAs, evidencias, aprobaciones. El objetivo es que el trabajo no se pierda, que el control no dependa de memoria y que el equipo pueda operar sin improvisación.
Entregable clave
Catálogo de excepciones: tipo, severidad, owner, evidencia obligatoria, acción recomendada, y reglas para escalado.
Si quieres ser fino
Añade un campo “causa raíz probable” y “prevención”. Eso convierte el control en mejora continua.
Qué cambia en el día a día
- Se revisan excepciones 2–3 veces por semana, no al final.
- Se cierra evidencia en el momento, no “cuando haya tiempo”.
- Se eliminan causas raíz que se repiten (maestro/proceso).
- Se mide backlog y aging como si fuese un servicio operativo.
Días 46–75: Piloto (de verdad) y métricas desde el primer mes
Aquí se prueba el sistema con 2–3 reconciliaciones clave. La idea no es “hacer una demo”. La idea es operar durante un ciclo real, medir y ajustar reglas, ownership y evidencias. Es un piloto operativo.
Qué se valida
- Que el circuito de excepciones funciona sin perseguir a nadie.
- Que la evidencia queda completa y consistente.
- Que el backlog baja o, como mínimo, deja de crecer.
- Que el equipo acepta el hábito (y no lo boicotea por agotamiento).
Qué suele salir mal (si no estás atento)
- Owners demasiado genéricos: “Finanzas”.
- SLAs irrealistas que nadie cumple y nadie revisa.
- Evidencia “por WhatsApp” o por “correo suelto”.
- Reglas sin ajuste: se mantienen aunque generen falsos positivos.
Días 76–90: Escalar con patrones y gobierno (sin romper control interno)
Si el piloto funciona, el riesgo es emocionarte. Escalar bien significa estandarizar: plantillas de reconciliación, catálogo de excepciones replicable, políticas de evidencia y un calendario operativo. Es repetición inteligente, no caos multiplicado.
Resultado al final de 90 días (si se hace bien)
Un circuito operativo de cierre continuo en producción para 2–3 reconciliaciones críticas, con ownership y evidencias estandarizadas, KPIs en marcha y un plan de escalado por patrones. No es el “fin del cierre”. Es el principio de un cierre que ya no te secuestra.
Dónde encajan los agentes y Copilot
Vamos a poner orden. “Agentes” y “Copilot” no son un comodín para todo. Son útiles si los colocas donde aportan velocidad sin cargarse el control: resumen, explicación y acción asistida. El resto es postureo caro.
1) Resumen operativo
En lugar de navegar por pantallas y reportes, el responsable quiere ver “qué queda abierto”, “qué es crítico”, “quién está bloqueando” y “qué patrón se repite”. Un asistente puede condensar esto y ahorrar tiempo real, sin tocar la toma de decisiones.
2) Explicación con contexto
Cuando una excepción aparece, lo caro es entenderla: histórico, reglas, maestro de datos, interfaz, timing. La IA puede proponer hipótesis y sugerir verificaciones, pero la validación y la evidencia siguen siendo humanas.
3) Acción asistida con control
Aquí está lo interesante: ayudar a hacer lo correcto más rápido, sin saltarse el control interno. Asignar la excepción al owner correcto, sugerir el flujo de resolución estándar, recordar la evidencia exigida, proponer el reintento o la corrección del maestro, y dejar todo trazado.
La frontera que no se cruza
Si la IA “cierra” cosas sin evidencias y sin control, te está comprando un problema futuro. No lo llames eficiencia. Llámalo deuda de control.
El mensaje que más convence a auditoría interna (y debería convencerte a ti): automatiza lo repetitivo, documenta lo importante, y deja el juicio donde toca.
Errores comunes (los que vuelven cada mes con distinta camiseta)
Esta sección es para evitar que vuelvas al “cierre épico” dentro de seis meses. Porque eso pasa: se monta algo, funciona un poco, llega una urgencia, se deja de usar “solo este mes”… y adiós hábitos.
Escalar antes de estabilizar
Si tu piloto no está estable, añadir 15 reconciliaciones nuevas solo multiplica el ruido. Escalar bien significa repetir patrones comprobados, no sumar complejidad.
Owners genéricos
“Finanzas” no es un owner. Es un departamento. Si la excepción es de master data, su owner no puede ser contabilidad. Si la interfaz falla, su owner no puede ser contabilidad. El ownership correcto reduce el tiempo de vida de la excepción.
SLAs decorativos
Un SLA que nadie cumple es un cartel. Y los carteles no cierran excepciones. Si el SLA es irrealista, se ajusta. Lo importante es que exista un objetivo y que se gestione.
Evidencias “flexibles”
Si una evidencia puede ser “lo que sea”, acabará siendo “nada”. Evidencia mínima definida, consistente, y preferiblemente dentro de un circuito trazable. Esto protege a la empresa y protege al equipo.
Si evitases solo estos cuatro errores, ya estarías en el top 20% de proyectos de mejora de cierre. No por brillantez. Por disciplina.
Resumen ejecutivo: lo que esto puede hacer por ti (y por tu empresa)
Si aplicas un cierre continuo bien diseñado en D365 Finance (FO), el beneficio no es solo “cerrar antes”. Es lo siguiente:
Velocidad de decisión
Menos incertidumbre y menos “provisionales eternos”. Decidir con cifras más frescas reduce errores estratégicos.
Reducción de riesgo
Más trazabilidad, evidencias consistentes y menos dependencia de héroes. Esto se nota en auditoría y en control interno.
Eficiencia real
No “trabajar menos”. Trabajar mejor: menos revisión masiva, más foco en excepciones, y mejoras que reducen repetición.
La frase que cierra el caso
El cierre continuo no te quita trabajo. Te quita sorpresas. Y eso, en finanzas, es oro.
Si quieres montar esto bien, empieza con un piloto de 90 días
Si tu cierre en D365FO te está consumiendo semanas, personas y tranquilidad, lo sensato no es “revolucionarlo todo”. Lo sensato es un piloto operativo, con métricas, ownership y evidencias, para demostrar valor y escalar con control.
En una primera sesión se define
- 2–3 reconciliaciones candidatas con impacto real.
- Catálogo inicial de excepciones y ownership.
- KPIs, baseline y objetivo del piloto.
- Roadmap de 90 días con quick wins y entregables.
Te llevas
- Un diseño operable de cierre continuo (sin humo).
- Un piloto medible y escalable por patrones.
- Una narrativa clara para CFO/CIO basada en ROI y riesgo.
- Un sistema que reduce dependencia de héroes.
Ayesa como partner Microsoft: convertir D365FO en una ventaja operativa, con foco en ROI
En Ayesa ayudamos a organizaciones a sacar rendimiento real de su plataforma Microsoft, combinando consultoría funcional, arquitectura, gobierno, automatización y adopción. El objetivo es simple: que el ERP no sea “un sistema que se aguanta”, sino una palanca de operación y control.
Especialización Microsoft
Dynamics 365, Power Platform, Azure y Microsoft 365, con enfoque en control, automatización y analítica para decisiones más rápidas.
Experiencia sectorial
Conocimiento de procesos reales y entornos complejos, donde el cierre, la trazabilidad y el control no son negociables.
Foco en ROI
Quick wins medibles, escalado por patrones, gobierno y adopción. Menos proyectos eternos y más impacto operativo.
Contacto
¿Quieres un piloto de “Continuous Close” en D365FO con KPIs y entregables?
Comparte tu contexto (número de entidades, pains del cierre y reconciliaciones críticas). Se propondrá un enfoque aterrizado: circuito de excepciones, métricas, quick wins y plan de escalado.
Solicita una reunión con un experto
Respuesta clara y directa. Sin compromiso. Con foco en impacto y ROI.
¿Conectamos?
La tecnología bien aplicada suele facilitar las cosas. Si sospechas que también puede ser de ayuda para ti, concédenos la oportunidad de conocerte y demostrarte hasta qué punto es así.
Suscríbete a nuestra enews mensual, y no te pierdas los mejores contenidos sobre Microsoft Dymanics 365
Información respecto al tratamiento de los datos solicitados, de acuerdo con el RGPD 2016/679 y la LOPDGDD 3/2018: el responsable es Ibermática SA; la finalidad es la recogida y tratamiento de los datos personales que solicitamos para atender tu consulta, enviarte nuestras publicaciones, newsletters, promociones de productos y/o servicios, y recursos exclusivos; la legitimación se establece mediante el consentimiento expreso; no se cederán datos a terceros, salvo obligación legal; en cualquier momento puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación u oposición al tratamiento de tus datos, así como retirar el consentimiento prestado o formular reclamaciones ante la Autoridad de Control, enviando la solicitud por correo electrónico a: arco@ibermatica.com; puedes consultar la información adicional y detallada sobre Privacidad y Protección de Datos de Carácter Personal en la Política de Privacidad de Ibermática S.A.
¿Por qué Ayesa?
Somos uno de los principales implantadores de Microsoft, con casi 2000 clientes que han depositado su confianza en nosotros para la implantación de Dynamics 365, Business Central (NAV / Navision) y Dynamics 365 Finance & Operations (AX / Axapta). Además, destacamos en el despliegue de proyectos sobre AZURE y Microsoft 365. Nuestra experiencia en el campo de la inteligencia artificial y el uso de Copilot nos sitúa a la vanguardia de la innovación tecnológica.
Con una plantilla de más de 12.000 profesionales y una sólida presencia en 23 países, estamos comprometidos en ayudar a nuestros clientes a definir y aprovechar oportunidades en el nuevo contexto digital. Desde la tecnología hasta las personas, ofrecemos un enfoque integral que garantiza el éxito en cada proyecto.
- ÚLTIMAS ENTRADAS DEL BLOG -
-
[WEBINAR] Business Value para decidir ERP/CRM: el método para justificar inversión y elegir sin sesgo
-
Gobierno de agentes y Copilot en CRM: cómo evitar el “shadow AI” sin frenar el negocio
-
Agentes que trabajan con tu stack real (MCP): tu IA ya no responde, hace cosas
-
Azure Arc como palanca: una sola capa de gobierno para cloud, on-prem y edge
Business Development Manager | PSELLER Microsoft en Ayesa | Miembro Unidad Transición Energética, Climática y Urbana en Tecnalia | Secretaria de la Junta Directiva del Cluster de la Construcción (Build INN)