Digitalizar procesos malos solo te hace ir más rápido al desastre

La gran mentira de muchos proyectos de digitalización

Existe una idea peligrosa que se repite en demasiados comités de dirección: “cuando esto esté en el ERP” o “cuando lo automaticemos con Power Platform, el problema desaparecerá”.

No desaparece.

Lo que ocurre, en el mejor de los casos, es que el problema se vuelve más visible. En el peor, se vuelve estructural.

La digitalización no tiene criterio propio. No distingue entre un buen proceso y uno malo. Simplemente ejecuta lo que se le pide, más rápido y sin cuestionarlo.

Por eso, uno de los errores más caros en proyectos de ERP, automatización o IA no es técnico.

Es conceptual.

El patrón que se repite (demasiadas veces)

Cambia el sector, cambia el tamaño de la empresa, pero el patrón suele ser el mismo.

• El proceso ya era lento antes
• Tenía excepciones no documentadas
• Dependía de personas concretas
• Se apoyaba en Excel, correo y llamadas

En lugar de rediseñarlo, se decide digitalizarlo tal cual.

El ERP se configura para replicar el caos. Power Automate se usa para tapar huecos. Power Apps aparece como parche.

El resultado es un proceso igual de malo, pero ahora más rígido, más opaco y más difícil de corregir.

ERP moderno no significa proceso moderno

Dynamics 365 es una plataforma potente, flexible y preparada para IA. Pero no es un salvavidas automático.

Si se usa para reproducir procesos antiguos, solo conseguimos un problema antiguo en la nube.

Un ERP moderno exige:

• Procesos claros
• Reglas explícitas
• Decisiones bien definidas
• Responsabilidades visibles

Sin eso, la automatización no suma. Multiplica errores.

El orden correcto: pensar antes de automatizar

Los proyectos que funcionan siguen siempre el mismo orden, aunque se intente vender lo contrario.

1. Entender el proceso real (AS-IS)

No el proceso “oficial”. El que realmente ocurre.

¿Quién interviene? ¿Dónde se bloquea? ¿Qué se hace fuera del sistema?

2. Rediseñar el proceso (TO-BE)

Eliminar pasos que no aportan valor. Reducir decisiones grises. Simplificar flujos.

3. Decidir qué se automatiza… y qué no

No todo debe automatizarse. Y eso es una buena noticia.

Ejemplo realista: proceso de aprobación de compras

Situación AS-IS

• Solicitud por correo
• Excel adjunto
• Aprobaciones informales
• ERP recibe el dato tarde

Rediseño TO-BE con Power Platform

Aquí es donde Power Platform aporta valor real, no como parche, sino como habilitador.

• Power Apps: formulario único, estructurado, con validaciones
• Dynamics 365: fuente de verdad económica
• Power Automate: solo para eventos claros (envío, aprobación, registro)
• Copilot: explicación de bloqueos o excepciones

Importante: no se automatiza la decisión. Se automatiza el flujo.

Power Platform bien usada (y mal usada)

Power Platform es una navaja suiza. Y como toda navaja suiza, puede servir para construir… o para liarla.

Errores habituales

• Flujos sin dueño
• Apps creadas por urgencia
• Automatizar excepciones
• Gobierno inexistente

Buenas prácticas reales

• Procesos definidos antes
• Entornos separados
• ALM desde el inicio
• ERP como núcleo

¿Dónde entra la IA en todo esto?

La IA no arregla procesos malos. Los amplifica.

Pero cuando el proceso está bien diseñado, la IA se convierte en un acelerador brutal.

• Detección temprana de anomalías
• Explicación de desviaciones
• Recomendaciones basadas en histórico

Copilot no decide por ti. Te ayuda a decidir mejor.

Fabric: el pegamento invisible

Microsoft Fabric permite analizar:

• Qué procesos generan más excepciones
• Dónde se pierde más tiempo
• Qué automatizaciones sí aportan valor

Es la capa que convierte la operación en aprendizaje continuo.

La diferencia entre un partner técnico y uno estratégico

Un partner técnico ejecuta.

Un partner estratégico pregunta:

• ¿Por qué se hace así?
• ¿Qué pasaría si no lo automatizamos?
• ¿Dónde está el valor real?

En Ayesa creemos que la tecnología sin criterio es ruido.

Conclusión: la velocidad sin dirección es el verdadero riesgo

Digitalizar no es acelerar por acelerar.

Es decidir mejor antes de ejecutar más rápido.

Cuando los procesos son sólidos, ERP, Power Platform e IA funcionan como deberían: como palancas de negocio.