No te pierdas lo que te ofrece el Modelo de datos Común en Microsoft Dynamics

Como parte de una ola de mejoras que se están implementando en la división de aplicaciones empresariales de la compañía, los usuarios de plataformas como Dynamics 365, Office 365 y Power BI pronto verán cambios que facilitarán el intercambio de información entre aplicaciones,  obtendrán información útil de sus datos, y podrán crear aplicaciones personalizadas para apoyar sus procesos de negocio.

¿Qué es el Servicio de Datos Comunes?

En su última actualización Microsoft cambió su nombre de  Common Data Service a Common Data Service para Apps. El cambio de nombre refleja una gran cantidad de cambios en la forma en que Microsoft entrega sus Servicios de Datos Comunes, que en adelante se dividirán de acuerdo con las funcionalidades que ofrecen. 

 En pocas palabras, Common Data Service for Apps es una plataforma que permite a los usuarios integrar rápidamente programas, crear nuevas aplicaciones personalizadas y crear flujos de trabajo automatizados.

El Common Data Service for Apps se basa en el Modelo de Datos Comunes,  base sobre la cual se construyen y operan todos los Servicios de Datos Comunes actuales y futuros.  

En el caso de las aplicaciones empresariales tradicionales, los datos de un programa a menudo se guardan dentro de esa aplicación, y compartir información entre plataformas de software puede ser difícil, a menudo imposible, sin una personalización extensa.

Sin embargo, la visión de Microsoft para el futuro del software empresarial es un ecosistema de aplicaciones conectadas que rompen las barreras del  ERP y  el CRM. Una plataforma que permite a las empresas compartir información entre sus aplicaciones, ayudarles a estar más informados, sincronizar todas las áreas de sus operaciones y tomar mejores decisiones.

Si bien el despliegue de Dynamics 365 como una plataforma inteligente y nativa en la nube fue un comienzo, este escenario de intercambio de datos no sería posible sin un espacio en el que estos datos pudieran almacenarse.

Ahí es donde entra en juego el modelo de datos común y por qué fue necesario. Microsoft creó el modelo de datos común para actuar como una base de datos segura, donde la información comercial no solo se puede almacenar, sino que se puede estandarizar, lo que permite que la información se unifique en varias aplicaciones.

¿Cómo funciona el modelo de datos común?

Al «agrupar» los datos de las aplicaciones de Dynamics 365, así como la información de Office 365 e incluso de fuentes de terceros, las empresas pueden unir datos generados por programas dispares, lo que les brinda una imagen más completa de su negocio.

El Modelo de Datos Comunes permite que las aplicaciones integren y compartan datos entre sí sin la necesidad de una integración extensa y personalizada al proporcionar un punto centralizado donde los sistemas pueden unirse y conectarse, y cerrar la brecha entre los repositorios de información una vez divididos por una barrera de lenguaje digital .

Lo hace ofreciendo un conjunto de definiciones estándar, o «entidades». Si bien cada aplicación puede tener una forma diferente de registrar, etiquetar y estructurar los datos, las entidades reguladas en el MDL eliminan la ambigüedad de los datos provenientes de diferentes fuentes al asignarlos a entidades acordadas universalmente de su biblioteca. Al utilizar estas entidades de tipo clave, todas las aplicaciones pueden reconocer, comprender y comunicar la información contenida en el «lago de datos» del Modelo de Datos Comunes.

En Dynamics 365 Sales y Dynamics 365 Business Central , por ejemplo. Ambos almacenan y procesan datos de manera similar, pero no idéntica. Ambos admiten el uso de muchas monedas internacionales diferentes, pero la forma en que se registran los datos de moneda en cada transacción es diferente en las dos aplicaciones. El uso del CDM permite que las dos aplicaciones «emparejen» estos datos de manera reglamentada, entendida por ambos programas y, por lo tanto, pueden ser reconocidos, utilizados y aprendidos en ambos lados de la división CRM / ERP.

El Modelo de Datos Comunes no solo permite que las aplicaciones comerciales de Microsoft se comuniquen entre sí, sino también con aplicaciones y servicios de terceros.

Actualmente hay más de 120 entidades estándar preestablecidas, con nuevas entradas agregadas regularmente. Por supuesto, el objetivo principal del Modelo de Datos Comunes es tener entradas estandarizadas que puedan entenderse de manera eterna y global, por lo que los usuarios no pueden  eliminar o cambiar entidades preestablecidas dentro del Modelo de Datos Comunes.  

Sin embargo, pueden ampliar y crear nuevas entidades para satisfacer sus necesidades únicas, sin tener que preocuparse por romper o interrumpir las conexiones preexistentes con otras aplicaciones.

Los datos de las aplicaciones empresariales no se cargan automáticamente en el Modelo de Datos Comunes de manera predeterminada, por lo que las empresas tienen control total sobre qué datos se comparten con sus otras aplicaciones y servicios. Al importar datos en el Modelo de Datos Comunes, la información entrante se asigna de manera que se alinee con las entidades estándar de CDM, o se pueden crear y asignar nuevas entidades si es necesario. El Modelo de Datos Comunes también proporciona plantillas de mapeo para usar cuando se importan datos de fuentes populares de terceros. Estas plantillas de mapeo se pueden personalizar y ampliar según sea necesario.

¿Qué es el servicio de datos común para aplicaciones?

Como mencionamos anteriormente, el Common Data Service for Apps es un servicio construido en el Modelo de Datos Comunes que permite a los usuarios crear, almacenar y administrar aplicaciones, y datos creados y utilizados por esas aplicaciones.

Al utilizar el Modelo de datos comunes como una base, el Common Data Service for Apps  les brinda a los usuarios un espacio dentro del cual pueden almacenar sus datos de aplicaciones, y luego usar esos datos para crear aplicaciones personalizadas y flujos de trabajo que ayudarán a sus organizaciones a ser más productivas.

Los dos servicios que más utilizan los CDS para aplicaciones son Microsoft Flow y PowerApps.

Microsoft Flow es una plataforma que ayuda a los usuarios a convertir las tareas repetitivas en flujos de trabajo automatizados. Crear un «flujo» significa que ciertos eventos o acciones desencadenan automáticamente otros comportamientos, como el envío de notificaciones, la recopilación de datos o el seguimiento de eventos, incluso a través de aplicaciones y servicios distintos.

Estos flujos de trabajo pueden ayudar a automatizar las funciones administrativas y de organización que llevan mucho tiempo, lo que le permite más tiempo para abordar problemas más importantes. Flow simplifica la creación de un flujo de trabajo al proporcionar todos los componentes básicos que necesita; simplemente especifique el activador y la reacción, es decir, si (a) ocurre en esta aplicación, haga (b) en esa aplicación. Ya hay miles de flujos de trabajo listos para usar disponibles a través de Flow. 
Con el servicio de datos comunes para aplicaciones, toda esta integración multiplataforma se lleva a cabo de forma desasistida, para que los usuarios nunca tengan que preocuparse por la infraestructura o los aspectos técnicos de la integración de sus servicios.

Otra herramienta enormemente poderosa disponible a través del Modelo de Datos Comunes para aplicaciones es PowerApps. PowerApps es una plataforma a través de la cual los usuarios pueden crear y desarrollar aplicaciones, tanto para la web como para dispositivos móviles, utilizando una interfaz de arrastrar y soltar que requiere poco o ningún conocimiento de codificación. Con solo unos clics, se pueden crear y lanzar aplicaciones de marca, como  encuestas de participación de empleados, estimadores de costes, rastreadores de presupuestos, listas de tareas y plataformas de reservas. Los usuarios pueden agregar lógica a sus creaciones de PowerApps utilizando expresiones y ecuaciones similares a Excel. Las aplicaciones creadas con PowerApps pueden almacenar datos en el modelo de datos común y publicarse en la web, iOS, Android y / o Windows 10.

Aunque obviamente es una gran ayuda para los usuarios no técnicos, también hay características para que los desarrolladores utilicen en PowerApps. La capacidad de extensión nativa de la plataforma permite a los desarrolladores ampliar las capacidades de la aplicación utilizando Azure Functions, la plataforma de arquitectura sin servidor de Microsoft, para crear conectores personalizados que permiten que sus aplicaciones se sincronicen con sistemas personalizados o heredados.

¿Qué es el Servicio de Datos Comunes para Analytics?

El CDS for Analytics es un nuevo servicio que tiene como objetivo ayudar a las empresas a recopilar, resumir y utilizar las enormes franjas de datos que generan y administran todos los días. El servicio facilitará que las organizaciones obtengan información de los datos encontrados en sus aplicaciones y otras fuentes, lo que les brinda una imagen centralizada y completa de su negocio para analizar.

Al igual que el CDS for Apps, el CDS for Analytics proporcionará a los usuarios un conjunto conectivo de datos estandarizados extraídos de múltiples fuentes, y permitirá a Power BI conectarse y compartir datos más fácilmente con aplicaciones de terceros.

Estas soluciones analíticas se configurarán para leer e informar sobre estos lotes de datos estandarizados para proporcionar un análisis exhaustivo y coherente. Las previsiones de ventas de Power BI, por ejemplo,  presentarán los datos de ventas y ofrecerán previsiones coherentes y comparables, como qué clientes potenciales y oportunidades están en riesgo, y dónde los vendedores podrían pasar su tiempo mejor, sin importar de dónde se extrajeron originalmente los datos que analiza.

Las vistas previas de Power BI Insights for Sales y Power BI Insights for Service, las primeras aplicaciones que utilizan CDS for Analytics, estarán disponibles esta primavera. Pronto se seguirán más aplicaciones de Power BI Insights adaptadas a áreas como marketing, operaciones, finanzas y talento.

¿Cómo beneficia el servicio de datos comunes a los usuarios de Dynamics 365?

Al reunir información de todo el conjunto de aplicaciones de Dynamics 365, y al permitir que los datos se compartan con otras plataformas, Common Data Model y sus diversos servicios brindan a los usuarios de Dynamics 365 algunas ventajas clave.

Centralización de datos.

En el pasado, incluso si las empresas utilizaban aplicaciones Dynamics NAV  y Dynamics CRM, los datos de cada producto estaban aislados. El servicio de datos comunes les que pueden almacenar sus datos colectivos de Dynamics 365, para que sus aplicaciones puedan comunicarse e incluso aprender unos de otros.

Esta fusión de datos resuelve el antiguo problema de integración, permitiendo a los usuarios sincronizar de forma intuitiva la información a través de su establo digital. Esto garantiza que los datos sean siempre precisos y coordinados, y proporciona la visión de Microsoft de un conjunto de aplicaciones empresariales complementarias e interconectadas.

Capacidad para crear aplicaciones y flujos de trabajo sin la necesidad de experiencia en codificación

Como mencionamos anteriormente, el Modelo de Datos Comunes es la base para el Servicio de Datos Comunes para Aplicaciones, proporcionando la infraestructura basada en datos en la que se pueden construir PowerApps y Flujos.

Estas plataformas basadas en arrastrar y soltar ayudan a los usuarios de todos los niveles de habilidad a aprovechar al máximo sus aplicaciones comerciales, abriendo las puertas al desarrollo y la automatización para todos, independientemente del conocimiento de codificación.

Integración con otros servicios desde el primer momento.

El CDS para aplicaciones no solo vincula las aplicaciones de Microsoft desconectadas anteriormente, sino que también permite a los usuarios conectar aplicaciones de terceros de manera inmediata.  

Las aplicaciones ampliamente utilizadas como MailChimp, Facebook …pueden conectarse rápida y fácilmente a las aplicaciones de Microsoft con Microsoft Flow, permitiendo a los usuarios de Dynamics 365 crear flujos de trabajo en todos sus servicios en la nube. Los usuarios también pueden crear sus propios conectores y flujos sin la necesidad de integraciones costosas y complejas.

Acceso a servicios analíticos más profundos.

Muchos usuarios de Dynamics 365 también emplean herramientas de la suite Power BI para monitorear el estado de su negocio y obtener información que les ayudará a tomar mejores decisiones.

CDS for Analytics proporciona a los usuarios un lago de datos que se integra directamente en Power BI, lo que facilita a los usuarios obtener una visión general completa de su negocio utilizando datos extraídos de una variedad de fuentes.

Al igual que el CDS for Apps, el CDS for Analytics incluirá un vasto catálogo de conectores preconstruidos para ayudar a recopilar y resumir los datos de una variedad de proveedores y servicios. Luego, estos datos se pueden convertir en información práctica y en profundidad, que Power BI puede usar para sugerir los siguientes pasos a seguir.

Las nuevas plataformas de Insights también permitirán a los usuarios crear nuevos informes y personalizar sus aplicaciones utilizando un código de poco a ningún para cumplir con los requisitos comerciales individuales.

¿Son seguros estos servicios de datos comunes?

Las plataformas del servicio de datos comunes estarán sujetas al mismo marco de seguridad estricto que las otras plataformas basadas en la nube de Microsoft, con la autorización a nivel de entidad y la seguridad basada en roles activas en la versión inicial, y la seguridad a nivel de campo y fila que se agregará a futuros lanzamientos. Estos marcos también se aplican a cualquier aplicación o servicio que utilice los Servicios de Datos Comunes, incluyendo Microsoft PowerApps, Microsoft Power BI y Microsoft Flow.