Los Procesos de la Dirección de Proyectos.

Desde Ibermatica  en nuestra unidad de Soluciones Empresariales consideramos que un buen Director de Proyectos debe de disponer de técnicas, herramientas y conocimientos suficientes para poder dirigir eficientemente un proyecto y estos deben de ser puestos en marcha a lo largo del ciclo de vida del mismo. Este conjunto de buenas prácticas lo ponemos en práctica al realizar nuestros proyectos de Microsoft Dynamics NAV.

Los procesos correspondientes a la gestión del proyecto nos ayudan a guiar y a sistematizar sus tareas. Vamos a ver estos conceptos a través de algunos ejemplos, para que queden mejor explicados.

• Inicio: En este proceso en el cual nombramos al Director de proyecto, debemos también identificar a todos los integrantes del proyecto, al equipo de trabajo y también a lo que llamamos los «stake holders ó interesados» . Debemos de definir el rol que cada uno ocupa. En un proyecto, no solo interviene el equipo del mismo, sino también los grupos de interés, las personas que de una u otra forma pueden verse afectadas por el mismo. En esta fase deben de quedar claramente identificados los objetivos; es decir, tratamos de alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto (lo que tenemos que hacer) además, establecemos una declaración inicial del alcance, de los entregables, de la duración del proyecto y una estimación de los recursos destinados a su ejecución.
• Planificación: En este proceso se diseña la planificación y se desarrolla la organización del proyecto, elaborándose el documento del Plan de Proyecto que nos sirve de guía para cumplir con los objetivos. Esto se  traduce en alcance, tiempo, coste, recursos, riesgo y calidad, sin olvidarnos por supuesto si procediera de las compras ó adquisiciones y de realizar un plan de comunicación que abarque a todos los integrantes del proyecto, incluyendo por supuesto, a los grupos de interés en el mismo.
•  Ejecución: Se encarga de coordinar los recursos y el presupuesto para llevar a cabo el plan anteriormente elaborado. Hay que prestar mucha importancia en este punto al control de los riesgos y al control de los cambios de alcance, ya que si no lo hacemos, pueden producirse desviaciones en los proyectos lo que nos obligará a replanificar y a no cumplir con las expectativas de los interesados y con los requisitos definidos en el plan del proyecto.
• Control:  En este proceso monitorizamos, midiendo y  controlando el estado del proyecto. Verificamos su cumplimiento y visualizamos las posibles desviaciones que se puedan dar en cada una de sus fases y tareas, para poder tomar las decisiones y las medidas necesarias, todas ellas dirigidas a conseguir los objetivos tal y como se definen en el Plan de proyecto. La semana pasada hablamos de ello y de los Comités de Dirección y de Seguimiento como los órganos a través de los cuales el equipo del proyecto articula este proceso y pueden articularse las decisiones.
•  Cierre: Finalmente los procesos de cierre formalizan la aceptación del producto o servicio por parte del cliente, dando fin al proyecto y registrando las lecciones aprendidas como mecanismos de conocimiento para posteriores proyectos.

Estos grupos de procesos  operan a nivel global y a nivel individual para cada una de las fases del proyecto.

Próximamente dedicaremos otro Post a analizar estas fases  y a ver cuáles son las no solo las características de ellas, sino las problemáticas que les rodean y como debemos de enfrentarnos a ellas para poder solventarlas.

Carmen Muñoz

Consultora Senior Microsoft Dynamics