La Gestión del Alcance del Proyecto.

En este Post me gustaría hablaros de la Gestión del Alcance del Proyecto, pero no desde un punto de vista teórico o conceptual, sino desde un punto de vista totalmente práctico; es decir, cómo desde la línea de Microsoft Dynamics NAV aplicamos las recomendaciones de la Guía PMBOK® para la  buena Dirección de los Proyectos y cómo éstas, y por supuesto un buen equipo de profesionales, es la garantía para el buen éxito del mismo.

Partimos siempre del hecho del que el Alcance del Proyecto engloba el Alcance del Producto y que ambas en un proyecto de ERP, sea este de Implantación o de Migración, consta de unos entregables que vienen determinados y establecidos en el Objeto del Contrato.

Lógicamente antes de firmar cualquier contrato, el Equipo Preventa de Ibermática determina en una Fase Inicial de Diagnostico ó Preventa el Alcance del proyecto con Objetivos claros determinando los Asuntos Críticos de Negocio a resolver y estableciendo un Plan Preliminar que contiene la estimación necesaria en Recursos, Tiempos y Costes. Se identifican claramente cuales son los entregables tanto del producto como del servicio que se presta y con ello se establece el objeto del contrato que firman ambas partes.

Es en este momento donde el Equipo de Operaciones o también denominado Equipo de Consultoría toma el control del proyecto, elaborando el Plan de Proyecto, tomando como punto de referencia y entrada el Contrato. Este Plan de Proyecto es la guía directora que nos describe cómo vamos a realizar y a controlar todo el proyecto. Nos va a determinar claramente los siguientes puntos referidos al Alcance:

1. Objetivos del proyecto, claros y específicos.
2. Necesidades y expectativas a alcanzar.
3. Productos a obtener.
4. Identificación de los entregables específicos en función de la tipología del proyecto.

• Del producto: Análisis de reuniones de tomas de datos, Análisis de implantación, Análisis de modificaciones, Análisis de traspasos, Análisis orgánicos, Plan de pruebas, Plan de formación, Manuales de usuarios, Evaluaciones de acciones formativas, etc. Módulos del producto ERP parametrizados.

• Del proyecto: Planning, Gantt, Actas de reuniones, Informes de seguimiento, Informes de riesgos, Plan de comunicación, Cambios de Alcance, etc.

5. Metodología: Organización de los roles del proyectos y Seguimiento y Control del mismo:
   1. A través de la planificación del proyecto que se refleja en la metodología, se nos indicará cuales son las fases y las tareas en las cuales va a tener lugar la definición y validación del alcance del proyecto.
   2. Se nos indicará cuales serán los roles de los interlocutores, de las personas que serán los responsables de definir el alcance del proyecto.
   3. Se indicará a través de que herramientas y técnicas se definirá: entrevistas con los usuarios clave, entrega de cuestionarios, prototipos, análisis de masificaciones, etc.

Aquí hay que hacer una especial mención a la Gestión de los requisitos. Es muy importante realizar una importante recogida y catalogación de los requisitos, diferenciándolos y clasificándolos en diferentes tipologías en función de su naturaleza. Hay que garantizar la trazabilidad de los requisitos, que nos permita una vez establecido el plan de pruebas, poder validar que se cumple con el objetivo que origino la demanda del requisito. (En otro post dedicaremos un capitulo a este apasionante tema).

6. Gestión de los Cambios de Alcance. Importante capítulo que nos va a ayudar a articular como vamos a gestionar las peticiones de cambio de alcance una vez esté en marcha el proyecto, es decir la petición de los nuevos requerimientos por parte de cualquier miembro del equipo del proyecto o del conjunto de los usuarios.

A continuación, os pongo un ejemplo de un flujograma que puede representar un ejemplo de gestión de los mismos.

7. Gestión de los Riesgos, Por último, la gestión de los riesgos nos ayudará como elemento de control, a la hora de anticiparnos y evitar los problemas que se producen por graves desviaciones en el alcance. Identificaremos riesgos, catalogaremos su probabilidad e impacto y estableceremos unas medidas y acciones que planificaremos con la finalidad de evitar que se produzcan dichos problemas.

Podríamos correr ríos de tinta escribiendo sobre el Alcance del proyecto; sobre todo porque considero desde mi larga experiencia que es relativamente fácil desviarse y bastante difícil sujetar ese control, a pesar de tener todos las herramientas a nuestra disposición.

¿Qué opináis?

¿Consideráis que controlar el alcance del proyecto es una tarea sencilla?

¿Nos ayudan herramientas como las que os he descrito?

Carmen Muñoz

Consultora Senior Microsoft Dynamics