¿Qué es la gestión por Procesos?

Conceptos necesarios recordar, cuando hablamos de ….

En todas las organizaciones, lo sepamos o no, seamos conscientes de ello o no, los procesos forman parte de nuestro día a día, en nuestro trabajo, en nuestras tareas, desde que comenzamos el día hasta que lo finalizamos, estamos ejecutando las actividades que forman parte de los procesos.

¿Por qué nos resulta tan complicado identificarlos?

Si, como dicen la mayoría de los expertos en la materia, la mayor eficacia y eficiencia, la conseguimos cuando somos capaces de identificar nuestros procesos, analizarlos, diseñarlos, automatizarlos aplicando las tecnologías actuales; si, además de esto; podemos medirlos y monitorizarlos en aras de la mejora continua, aplicando indicadores, alineándolos a la estrategia empresarial de nuestra compañía ….

¿Dónde está realmente el hándicap para que muchísimas empresas no hayan comenzado todavía este camino?

A través de los posts que iremos publicando analizaremos porque es tan importante el mundo de los procesos y cómo podemos ayudaros desde Ibermatica Microsoft Business Mid Market a identificarlos, analizarlos (ó hacer una re-ingeniería), diseñarlos, optimizarlos automatizándolos, etc…

Pero, …recordemos, ¿cuál era la definición de un Proceso?…

“Conjunto de actividades que van añadiendo valor, orientadas a conseguir un resultado real que satisfaga a un cliente”

O también

“Conjunto de los recursos y de las actividades, interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas, mediante los cuales unas entradas se convierten en unas salidas o resultados”

• Todos los procesos necesitan para su funcionamiento una serie de recursos: personas encargadas de las actividades a realizar, equipos de apoyo, infraestructura, etc.
• Los procesos están formados por actividades, también denominadas tareas, pasos, acciones, operaciones, etc.
• Las actividades de los procesos están interrelacionadas, no existen actividades aisladas. Siempre existirá una actividad precedente y una posterior, excepto en el caso de la primera y última actividad
• Cada proceso tiene o debería tener una circunstancia desencadenante del mismo; un detonante que, al activarlo, dispare el desarrollo de ese proceso. Esta circunstancia suele ser la aparición de una necesidad que llega en forma de solicitud de un cliente interno o externo
• Para el desarrollo de las actividades del proceso es necesario emplear entradas (insumos o inputs), que son transformadas para conseguir el resultado final
• Con los procesos se genera una salida (resultado u output), un producto o servicio que satisface una necesidad de un cliente externo o interno

Pongamos el clásico ejemplo de la elaboración de un pastel en la que vemos todos los elementos necesarios para la ejecución de un proceso

¿Parece sencillo, ¿verdad?, en el siguiente post, seguiremos analizando porque nos resulta tan complicado a veces, identificar los procesos…o, algunos de ellos.

Carmen Muñoz

Consultora Senior Microsoft Dynamics