Criterios de peso en la Selección del ERP más allá de la Funcionalidad.

Como elegir el ERP mas adecuado

Tomar la decisión del ERP debemos de comprar, es una de las decisiones más importantes que se toman en las organizaciones; tiene una influencia vital ya que, lo queramos, o no, es un condicionante en la forma de gestionar la compañía.

El ERP es la plataforma de Gestión Integral y Global donde nuestros procesos están reflejados y donde la información fluye a través de él, aportándonos el análisis de negocio necesario para la toma de nuestras decisiones.

Es por ello, por lo que la decisión no es banal. Debemos de detenernos a reflexionar, cuales son los criterios más importantes a la hora de la toma de decisión y que prioridad y ponderación debiéramos de dar a cada uno de ellos, ya que está claro. que en función de cada organización estos criterios tendrán diferente importancia y peso.

Veamos una clasificación con algunos ejemplos de los más importantes:

1. La primera por importancia, son los aspectos relacionados con el porcentaje de cobertura funcional que nos facilita la propia “Herramienta”, el“Producto” ó ERP

• Funcionalidades soportadas por el producto estándar y su grado de cobertura respecto a los requerimientos de gestión que mi compañía tiene por área funcional estudiada.
• Potenciales desarrollos verticales de mi sector que los proveedores ó distribuidores del producto pudieran tener desarrollados.
• Capacidad del producto en adecuarse a una implantación parcial o progresiva de la solución por áreas funcionales o de negocio.
• Capacidad de desarrollo adicional de funcionalidades no soportadas por la herramienta estándar y que debieran ser desarrolladas por el proveedor.

2. La segunda agrupación tendría que ver con criterios“Técnicos”

• Facilidad de integración con otras herramientas.
• Infraestructura requerida. Requerimientos de software base necesarios, hardware y comunicaciones.
• Seguridad de la plataforma, BBDD, control de usuarios, etc.
• Sistemas de alertas y configuración de Workflows.
• Herramienta de reporting.
• Personalización. Capacidad de la herramienta de generar campos y añadir a los formularios o pantallas y dotarlos de cierta lógica.
• Entorno web
• Dispositivos móviles
• Escalabilidad de la solución

3. La tercera agrupación tendría que ver con criterios “Operativos”

• Facilidad con la que los usuarios pueden manejar la herramienta
• Curva de aprendizaje. Sencillez de uso y de aprendizaje de la solución, ya sea para realizar tareas sencillas u opciones avanzadas. Un indicador directo para valorar este punto es el tiempo de formación requerido para dominar la aplicación.
• Interfaz intuitiva. La herramienta debiera de requerir un esfuerzo mínimo de búsqueda por parte del usuario, además de resultar agradable y estético a la vista.
• Personalización del interfaz del usuario.
• Exportación / Integración con Ofimática Excel, Word, etc.
• Envío de documentos (pedidos, facturas, etc.) vía mail

4. La cuarta sería el “Proveedor”a elegir. A mi entender, de vital importancia en la elección, ya que supone el compañero de viaje con el que vas a compartir la parte más importante, “El Proyecto de Consultoría e Implantación de la Solución”. ¿Cuáles serían algunas de las principales cuestiones a evaluar en este caso?

• Solvencia de la Compañía. Garantiza el presente y futuro acompañamiento; se evalúa la presencia geográfica, su tamaño, las capacidades de implantación, ratios de facturación, alianzas, etc.
• Proyecto de Implantación. Gobierno, organización y metodología. Gestión del Alcance del proyecto, Equipo, Planificación, Gestión del Riesgos, Calidad.
• Gestión del Cambio. Las iniciativas encaminadas a minimizar el impacto organizativo del proyecto.
• Referencias de Implantación Proyectos de similar naturaleza en los que el proveedor ha participado y que puede aportar como experiencia
• Modelo de Soporte Funcional y Técnico. Incidencias, errores, evolutivos.
• Documentación del Proyecto

5. Por último y como quinta agrupación solo nos faltaría “la evaluación de los Costes”, de cada uno de los apartados correspondientes;

• Coste del producto. Coste de las licencias.
• Coste del Proyecto de Consultoría e Implantación. Evalúa los costes de Consultoría, parametrización de la solución, desarrollo de nuevas funcionalidades, pruebas, formación y puesta en marcha de la solución.
• Coste de soporte. Evalúa el coste del soporte funcional, técnico y gestión del servicio recibido.
• Coste de mantenimiento. Evalúa el coste de mantenimiento de licencias.

Carmen Muñoz

Consultora Senior Microsoft Dynamics