Cómo actualizar tu Dynamics CRM a Dynamics 365

Veamos los costes, aspectos prácticos y las opciones involucradas al migrar a Dynamics 365.

¿Cómo funciona el proceso de migración?

Existen algunas opciones cuando se trata del cambio técnico a Dynamics 365. La opción que elijas dependerá las personalizaciones o desarrollos  de la solución existente que desees llevar a la nueva versión  y la antigüedad de la solución.

Es importante tener en cuenta que solo puedes actualizar a Dynamics 365 desde la versión más reciente de tu software actual; No puedes saltar versiones y saltar directamente a la nube.

Por ejemplo, si  eres un usuario de Dynamics CRM y deseas actualizar a una, o un plan completo, de las aplicaciones de CRM de Dynamics 365, debes estar ejecutando la versión más reciente de Dynamics CRM para enlazar con Dynamics 365. Si actualmente estás utilizando Dynamics CRM 2011, deberás actualizar tu software a la versión CRM 2013, luego a 2013 SP1, luego a 2015 y finalmente a 2016, antes de poder dar el salto final a Dynamics 365.

Por lo tanto, si estás ejecutando una versión reciente de Dynamics, puedes tomar la ruta de «actualización» a Dynamics 365, donde los  datos y personalizaciones se convertirán en su nuevo entorno basado en la nube.

Las versiones que pueden actualizarse directamente son relativamente nuevas. Esto unido al hecho de que es menos probable que las empresas que usan versiones más nuevas se sientan motivadas a actualizar a Dynamics 365,  hace que no sean muchas las empresas que recurran al método de actualización tradicional, y la mayoría de empresas con versiones antiguas vayan por el segundo camino: la reimplementación.

Si tienes una versión de Dynamics CRM con muchas personalizaciones, o si tus procesos de negocio han cambiado desde la implementación inicial, es posible que desees empezar de cero con una nueva solución. 

Cualquiera que sea la ruta técnica que tomes para tu nueva solución, hay dos opciones cuando se trata de licenciarla. Dynamics 365 es un servicio solo por suscripción, pagado por usuario, por mes. Es probable que este sea un método de licencia diferente al que están sujetos actualmente la mayoría de los clientes de Dynamics antiguos.

Para hacer la transición a nuevas licencias de Dynamics 365, los clientes existentes de Dynamics pueden:

• Mantenga su plan Software Assurance o Enhancement plan y compre los SKU complementarios  para la nube que te darán acceso a Dynamics 365. Esto se puede hacer en cualquier momento.
• Cambiar a las SKU de suscripción solamente en su fecha de renovación, momento en el cual finalizará el plan de Software Assurance o Enhancement.  

Los complementos en la nube permiten a los usuarios cambiar a un modelo basado en la nube, incluso si ya están suscritos a un plan de software de Dynamics On Premise, y desean pasar a la nube lo antes posible.

Con la opción de complementos en la nube, los usuarios compran una especie de licencia de «recarga» por un bajo costo, que les permite usar Dynamics 365 en la nube mientras mantienen su plan de software existente. Posteriormente, pueden abandonar su plan actual cuando llegue su fecha de renovación y utilizar las SKU de la nube en el futuro. Los complementos en la nube se pueden comprar en cualquier momento, lo que significa que los usuarios no tienen que esperar a que se renueve su fecha de renovación antes de poder acceder a Dynamics 365.

La otra opción es obtener licencias de transición «de SA», y trasladar a todos los usuarios a Dynamics 365 de una sola vez, eliminando cualquier Software Assurance o  Enhancement plan existentes en el proceso. Esta opción solo está disponible cuando el plan de licencia perpetua del cliente de un Plan de Mejora  alcanza su fecha de renovación y se cancela en su totalidad. Esta opción también se ofrece a los clientes de suscripción con al menos tres años de inversión.

¿Cuánto tiempo supone una actualización a Dynamics 365?

La duración de la migración depende de la antigüedad de la versión origen,  del volumen de usuarios y  de lo que desees migrar: datos, informes y personalizaciones. En promedio, una instancia de Dynamics, con personalizaciones mínimas y pocos informes para migrar, puede tardar entre 8 y 12 semanas en actualizarse.

Una versión con personalizaciones más extensas que requieran desarrollo para incorporarse a Dynamics 365 supondrá más tiempo, posiblemente entre 12 y 24 semanas.

Para los usuarios que buscan su nueva solución Dynamics 365, y suponga revisar completamente sus procesos de negocios, nos llevaría   entre 3 y 9 meses

 ¿Puedo migrar mis personalizaciones?

Nuevamente, si puedes o no llevar tus personalizaciones, y si tendrán que volver a desarrollarlas para funcionar en el entorno de Dynamics 365, dependerá en gran medida de qué versión estés ejecutando actualmente.

La base de muchas de las aplicaciones antiguas de la familia Dynamics ha cambiado significativamente con el tiempo, por lo que algunas personalizaciones más antiguas pueden ser incompatibles con Dynamics 365 en su forma actual o ser innecesarias por sus nuevas características nativas.

Si tienes muchas personalizaciones, primero debes realizar una auditoría para ver si realmente necesitas trasladarlas a la nueva solución. Podrías encontrar que la funcionalidad expandida en Dynamics 365 resuelve  la necesidad de algunas personalizaciones; 

Ahora Dynamics 365  incorpora nueva funcionalidad  y se conecta a muchos otros servicios de forma nativa que las versiones anteriores no hacen.

Sin embargo, si todavía hay algunas carencias que deben ser completadas por las personalizaciones, es posible que deban volver a desarrollarse para asegurarse de que funcionan correctamente en su nuevo entorno. 

Cuanto más antigua sea tu solución actual, más probable será que deba desechar o reconstruir tus personalizaciones cuando migres a Dynamics 365.

Si está ejecutando una versión más reciente Microsoft proporciona una herramienta para ayudar a actualizar el código en el nuevo entorno. La herramienta permite a los usuarios buscar códigos personalizados y alinearlos con los requisitos de Dynamics 365. Merece la pena insistir que estos procesos no son automáticos y que requieren ser revisados. Pero algo es algo…

¿Qué pasa con mis informes existentes?

Probablemente puedas adivinar cuál será la respuesta a esta pregunta a estas alturas; depende.

De manera similar al tema de las personalizaciones, la viabilidad de trasladar informes a Dynamics 365 dependerá de la antigüedad de la solución existente. Las herramientas y la estructura de datos de Dynamics se han actualizado a lo largo del tiempo, por lo que los informes de algunas versiones anteriores no serán compatibles con Dynamics 365, y tendrán que ser reconstruidos en la nueva plataforma.

Sin embargo, con tantas nuevas herramientas de inteligencia disponibles para los usuarios de Dynamics 365, comenzar de nuevo y crear informes nuevos, más relevantes y más útiles puede ser una buena idea, y vale la pena el esfuerzo inicial de tiempo y esfuerzo para construir

¿Puedo volver a mi instalación local,  si la nube no se adapta a mi negocio?

Sí. Ahora que Dynamics 365 está disponible On premise, los usuarios pueden volver a una implementación sin conexión si lo necesitan. Por lo tanto, si por alguna razón usted decide que la implementación de Dynamics 365 en la nube no le está funcionando, puede volver a una instalación local, en sus servidores . Microsoft tiene implementado un programa para facilitar movimientos de esta naturaleza, conocido como Software Assurance Reattach.

Los clientes que deseen regresar a su  instalación local  a través del programa SAR deben estar suscritos a un Acuerdo Empresarial con Software Assurance.

¿Cuánto cuesta migrar a Dynamics 365?

Por supuesto, hay algunos costes asociados con la actualización a Dynamics 365, para los que no quieran esperar demasiado,  Microsoft está ofreciendo incentivos de actualización,  hasta 2019 para alentar a los usuarios locales a cambiar.

Los clientes que usan Dynamics CRM con Software Assurance, pueden ser elegibles para un descuento del 40% en los precios de las licencias de Dynamics 365, si compran antes del 1 de noviembre de 2019.

Después del 1 de noviembre de 2019, los clientes de Dynamics aún podrán actualizar a Dynamics 365 con un descuento, pero la oferta se reducirá al 15%.

Este es el precio del software; También deberás considerar los costes de hacer la migración. Si bien la actualización a una versión más reciente de tu software actual puede no parecer tan complicada como la implementación de una solución totalmente nueva, aún puede ser un desafío cerrar la brecha entre un software on premise y un nuevo modelo basado en la nube. Todo listo y funcionando rápidamente sin dejar ningún dato valioso detrás.

Es probable que sigas trabajando  tu Partner inicial o hayas cambiado por múltiples razones una o dos veces, pero no tengo ninguna duda de que  vale la pena contratar a un experto en este caso para asegurarse de que la migración se realice sin problemas. Asociarse con un proveedor de servicios en la nube de Microsoft en tu actualización es altamente recomendable para todos los usuarios de Dynamics.

La buena noticia es los usuarios de los modelos de Dynamics de versiones antiguas podrán familiarizarse con Dynamics 365 sin mucho entrenamiento adicional. Las interfaces de usuario se han actualizado, pero para aquellos que ya están familiarizados con el software Dynamics, la curva de aprendizaje no será particularmente pronunciada. Además, al pasar a la nube, también ahorrará en costos de infraestructura y mantenimiento de servidores a largo plazo.

¿Cómo puedo prepararme para una actualización a Dynamics 365?

Para asegurarse de que su cambio sea lo más exitoso posible, debes planificarlo.

Dynamics 365 ofrece una amplia gama de herramientas y brinda a las empresas innumerables oportunidades para optimizar sus procesos, pero cada organización tiene necesidades individuales; Averiguar cuáles son exactamente esas necesidades antes de comenzar a utilizar su nuevo software te ayudará a ponerte en marcha y  permitirá al equipo de consultoría de su Partner ofrecerle  el Dynamics 365 que mejor se adapte a su organización.

Pensar en:

• ¿Cuántos datos necesitas importar?
• ¿Hay alguna personalización que necesite transferir? ¿La funcionalidad habilitada por estas personalizaciones ya es compatible con Dynamics 365?
• ¿Hay alguna aplicación o servicio de terceros con el que deba integrarse? ¿Son compatibles con Dynamics 365 de forma nativa o requerirán personalización?
• ¿Cuántos usuarios tienes ahora? ¿Cuántos se necesitarán en la nueva solución y en qué niveles ?
• ¿Cuánto almacenamiento necesitarás? ¿Necesitarás comprar espacio extra?

Pasar de una versión local de Dynamics a Dynamics 365 no es tanto una actualización de software como, técnicamente, una migración. Está cambiando su método de implementación, al pasar de un programa alojado localmente a una solución basada en la nube, por lo que deberá llevar sus datos fuera de su sistema heredado y moverlos al entorno de nube donde se ejecutará  en Dynamics 365.

Se ahorrará mucho tiempo (y, por lo tanto, mucho dinero) si limpia sus datos antiguos antes de convertirlos en una nueva solución.