¿Por qué realizar un taller de estrategia de migración de datos en los proyectos basados en Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM?

La migración de datos suele ser uno de los aspectos más críticos durante la implantación del ERP Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management y por ello Microsoft recomienda realizar inicialmente un taller de estrategia con el objetivo reflexionar sobre el impacto que pueden tener los diferentes tipos datos en todas las fases del proyecto.

Uno de los talleres recomendados por Microsoft dentro de su guía “Success By Design” para garantizar el éxito de los proyectos basados en Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, se centra en la migración de datos.

Con las tecnologías disponibles actualmente, la migración de datos puede parecer algo sobradamente superado que nuestros técnicos resolverán fácilmente mediante el uso de herramientas que permitirán automatizar los procesos de extracción, transformación y carga (ETL), pero en algunos casos, la carga de datos en las nuevas aplicaciones, puede complicarse hasta tal extremo que llegan a poner en riesgo la puesta en marcha del proyecto, como veremos en los siguientes ejemplos:

Uno de los problemas más frecuentes se produce cuando decidimos demasiado tarde los criterios y la forma de transformar el modelo de datos actualmente disponible, según vamos descubriendo las nuevas capacidades que ofrecen las aplicaciones Microsoft Dynamics 365 tanto en el área financiera como en las del resto de operaciones.

En el área financiera, por ejemplo, si necesitamos automatizar procesos intercompany o implantar nuevos procesos de consolidación es muy probable que se planteen nuevas estructuras o dimensiones contables.

Asimismo, en operaciones es probable que se decida depurar, unificar, deduplicar y simplificar la codificación de artículos utilizando las dimensiones del producto correspondientes al tamaño, color, característica, etc… e incluso cambiar también las estructuras de los productos fabricados reduciendo o aumentando los semielaborados.

En ambos ejemplos, todas las herramientas y recursos técnicos que tengamos a nuestro alcance no serán suficientes si no contamos con la disponibilidad de las personas que realmente conocen el negocio, pues serán las únicas que podrán confirmar los criterios de transformación del nuevo modelo de datos, depurar en origen y validar en destino todos los datos que vamos a cargar en la nueva aplicación.

Por ello el taller Estrategia de migración de datos incluye consideraciones generales y temas específicos, como volúmenes, herramientas, rendimiento y validaciones y por tanto deben participar los patrocinadores y equipos de proyecto del cliente y del partner con una mentalidad de intercambio de conocimiento sincero y honesto pues de la calidad de información que se comparta en ese taller dependerá la planificacion de otras tareas y actividades paralelas y por ello es muy importante conocer cuanto antes todas las idiosincrasias de los diferentes datos del proyecto.

Algunas cuestiones que se suelen plantearse en este taller son las siguientes:

• ¿Dentro de la organización del cliente existen responsables de la administración y calidad de los datos?
• ¿Existe una documentación clara de las entidades sujetas a migración de datos, incluidos sus volúmenes, orígenes, mapeos, sistemas de destino, etc.?
• ¿Cuántos ciclos de migración de datos o simulacros se realizarán?
• ¿Qué herramientas se utilizarán para extraer, transformar, cargar, sincronizar datos entre aplicaciones y entornos?, etc,…

Con la información validada durante el taller de estrategia de migración de datos, podremos anticiparnos a los riesgos e incidencias que puedan surgir durante cada uno de los ciclos de migración de datos requeridos para el proyecto y contar con una planificacion más realista al considerar el impacto de la migración de datos durante las distintas fases del proyecto.

Adicionalmente, en las organizaciones donde se requerirá una alta fiabilidad y precisión de los datos (para aprovechar las tecnologías de inteligencia artificial y machine learning que Microsoft pone actualmente a nuestro alcance), es fundamental contar también con la participación de un alto directivo con el suficiente peso en la organización para liderar la dirección o gobierno de los datos, al cual se le conoce como CDO (Chief Data Officer).

Los directores de datos (CDO) están capacitados para comprender y comunicar las necesidades y limitaciones relacionadas con todos los datos que maneja la organización y actúan como enlace entre las personas que controlan el negocio y los equipos de consultores y técnicos de IT.

Asimismo, los CDO son capaces de ofrecer a la alta gerencia una visión general sobre los datos que están obstaculizando oportunidades de negocio, generando ineficiencias, etc.…

Otra medida que están adoptando algunas organizaciones es la creación de comités de datos, para revisar y plantear estrategias con el objetivo de mejorar la calidad de los datos de clientes, productos, empleados, ….

Con todas estas iniciativas y a medida que se va consolidando la madurez en el gobierno de los datos, los propietarios de los datos van adquiriendo habilidades para mejorar la calidad de sus datos y trabajan de forma más autónoma y asumen más responsabilidades, al descubrir que el gobierno de datos no es solo una tarea de técnicos.

En definitiva, el taller de migración de datos nos ayudará a anticiparnos a los riesgos y evitará subestimar los esfuerzos y recursos realmente requeridos para garantizar la calidad y plazos establecidos durante la puesta en marcha de las aplicaciones Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management y sobre todo recordar que los beneficios obtenidos al disponer de un buen gobierno o dirección de datos para controlar su integración, seguridad, calidad,… nos permitirá utilizar los datos para transformar procesos, enriquecer conocimientos y trabajar con predicciones mucho más precisas.