"Ibermatica  puede ayudar a tu empresa  a  identificar los procesos, analizarlos (ó hacer una re-ingeniería), optimizarlos automatizándolos en aras de la mejora continúa, aplicando indicadores, y alineándolos a la estrategia empresarial de la empresa."

La Consultoría Estratégica es un estudio que pretende alinear los objetivos de los Sistemas de Información a los Estratégicos de la Compañía, para ello hay que tener claro cuál es ámbito y el marco de actuación sobre el que vamos a trabajar, si es el global de la compañía (toda la empresa o una delegación), si es de una línea de negocio o unidad, un área, etc.

Una vez conocido el ámbito de estudio de la consultoría estratégica, se realizará un diagnóstico de la situación actual desde el punto de vista de los procesos, aplicaciones y sistemas para determinar qué Plan de acción hay que realizar para alcanzar los Objetivos estratégicos marcados inicialmente.

De donde partimos, que recorrido tenemos que hacer, las medidas que tenemos que establecer, las acciones a cumplir, todos estos son los puntos principales que se abordan en el entregable de consultoría estratégica como elementos a alcanzar maximizando la optimización de los SSII.

Como entregable sería un informe de Situación con un Plan de acciones y recomendaciones que llevar a cabo para llegar al objetivo marcado.

El objetivo de este servicio es obtener el Mapa de los Procesos de la compañía y un inventario priorizado de los mismos, clasificados en los tres grandes grupos: Estratégicos, Operativos o de Negocio y de Soporte.

El objetivo de este inventario es priorizar, en base a unos criterios, el análisis de los procesos críticos que deberán ser soportados por el nuevo Sistema de Información.

Como resultado de estas tareas tendremos identificados todos los procesos a analizar en el proyecto, habiendo establecido para ellos tres niveles de análisis (grado de profundización a llevar a cabo), según la importancia que estos tengan en la implantación de un futuro sistema de gestión.

De los procesos catalogados como críticos, se propondría realizar un estudio en profundidad o reingeniería.

La tarea de análisis comenzará identificando las funciones principales que se llevan a cabo en la compañía, dando origen al Mapa Funcional, que, a su vez, servirá de referencia para confeccionar el Mapa de Procesos, que contemplará todos los procesos (estratégicos, de negocio y soporte) que lo componen.

El entregable será el Mapa de Procesos y el inventario de procesos priorizado.

El objetivo del servicio del Análisis de Requerimientos es generar un documento de especificaciones (funcionales, técnicas, de diseño, seguridad, etc.) del cliente donde se recogen todas las necesidades que se solicita que cumplan los Sistemas de Información que se desean implementar, cuyo entregable final será el denominado Catálogo de Requisitos.

El Análisis de Requerimientos puede tener diferentes finalidades en función del objetivo del trabajo que se quiera realizar:

• Actualización de nuestro sistema de información actual.
• Incorporación de funcionalidad o módulos adicionales al sistema actual.
• Sustitución del sistema de información, aportando el catálogo de requisitos mediante el sistema de oferta RFP a varios proveedores.

Este Catálogo servirá de base para la elaboración de un RFP (Request for proposal) que se entregará a los proveedores de soluciones de ERP con el objetivo de ofertar la mejor solución posible y ajustada a las características de la compañía. A todos los proveedores se les remite el mismo documento por lo que las ofertas serán evaluadas bajo las mismas condiciones. En el Análisis de Requerimientos se incorporará de forma adicional

• Análisis de la situación actual y determinar necesidades futuras
• Inventario de aplicaciones de Software e interfaces
• Inventario de Infraestructuras

Los inventarios mencionados con anterioridad son necesarios tanto si se desea incorporar nuevas funcionalidades a las plataformas actuales como si desea ser sustituida en su conjunto.

El objetivo del servicio de la Reingeniería de Procesos es realizar una “optimización de los procesos” y/o un “rediseño de los mismos”, ya que estos procesos, críticos para nuestro negocio, pueden tener identificadas potenciales mejoras y a su vez pueden estar sufriendo problemas en el desarrollo de su funcionamiento actual.  Por otro lado, si tomáramos los requerimientos funcionales de los mismos, sin ser objeto de la reingeniería, estos pudieran ser erróneos, ya que no estarían funcionando de una forma correcta.

Estos procesos críticos, son normalmente transversales a la organización y afectan a varios departamentos, motivo por el cual se producen estos desajustes, duplicidad de tareas, ausencia de las mismas, falta de responsabilidad del proceso, falta de documentación transversal; visiones u objetivos contradictorios, etc. Con la Reingeniería de Procesos ponemos un conjunto de herramientas a disposición del proyecto para realizar el análisis, rediseño de los procesos, de las tareas que los componen y de los flujos de información y documentación que se generan en ellos, la forma de lograr la mejor optimización posible en términos de eficacia y eficiencia.

La Reingeniería de procesos responde a las preguntas:

¿Necesito realmente una Reingeniería de Procesos o tengo solo un problema de cobertura de software? ¿Puede ayudarme en los problemas que tengo en mi compañía para poder ser más productivo, más rentable o solo necesito actualizar mi versión de aplicativo y cambiar de tecnología?

Es habitual confundir los problemas que tenemos de gestión de los procesos con los problemas de aplicativos de software y pensar que con cambiar el aplicativo tenemos solucionado el problema, que con ello los procesos van a mejorar de una forma radical. Por desgracia, lo que ocurre en estos casos, en los que el problema es principalmente de gestión del proceso, es que el proyecto fracasa o si no fracasa, no consigue desde luego el objetivo marcado, ¿por qué? La respuesta, aunque obvia, a veces es difícil de diagnosticar porque necesita una reflexión, introspectiva, hacia dentro de la organización.

Fases Reingeniería 

El objetivo de este servicio consiste en la elaboración de un RFP en base al Catálogo de Requisitos y de unos criterios de priorización que se establecen para el cliente. Se identificarán los potenciales proveedores de soluciones que cumplan con los dichos criterios y se estudiará la viabilidad y el comparativo de soluciones presentadas por dichos proveedores.

A partir del Catálogo de Requisitos que recogen las necesidades de la Compañía (cliente) se establecerán unos criterios de priorización para la elaboración del RFP. Estos criterios de priorización además de los funcionales, serán técnicos, operativos, de proyecto, de proveedor y del marco de inversión que se de realizar.

El RFP, (Request for proposal) se entregará a los proveedores de soluciones de ERP con el objetivo de ofertar la mejor solución posible y ajustada a las características de la compañía. A todos los proveedores se les remite el mismo documento por lo que las ofertas serán evaluadas bajo las mismas condiciones.

Se estudiarán las propuestas de los proveedores establecido un comparativo de propuestas de solución para la toma de decisión del cliente en base a los criterios de priorización.

El objetivo de este servicio es la elaboración del Plan de Proyecto como instrumento para la total garantía de la Dirección, Seguimiento de Gestión y Control del proyecto. El Plan del Proyecto se compone de los siguientes elementos:

• Determinación del Alcance. Determinación de los elementos que componen el Alcance del Proyecto y generación de un Procedimiento para el Control de la Gestión de los Cambios de Alcance (uno de los mayores problemas de desviaciones de los proyectos).
• Equipo. Definición del equipo y de los roles perfiles para el proyecto.
• Metodología. Identificar la Metodología óptima a utilizar para la gestión del proyecto que mejor se adecue al proyecto.
• Instancias de Control y Gestión del proyecto: Comité de Seguimiento y Comité de Dirección como órganos reguladores de la Monitorización del mismo. Cadencia de las reuniones, documentación, etc.
• Planificación. Cronograma temporal de las tareas del proyecto. Gannt para realizar el avance del mismo en términos de % de avance sobre lo estimado.
• Gestión de los Riesgos. Procedimiento para identificar, analizar, controlar y monitorizar los riesgos en el proyecto y tenerlos bajo control.
• Gestión de la documentación y de los entregables del proyecto. Procedimiento destinado a asegurar la calidad de los productos obtenidos durante cualquiera de las etapas del proyecto, a través del estricto control de los cambios realizados sobre los mismos y de la disponibilidad constante de la documentación del mismo.

El objetivo del servicio es realizar un plan de trabajo nos sirva de herramienta para realizar las acciones necesarias destinadas a identificar los potenciales riesgos, analizarlos y minimizar o mitigar. De esta forma podremos alcanzar los objetivos del proyecto de una forma adecuada. Las acciones a realizar en la Gestión de riesgos se Planifican en tres fases principales:

LA APERTURA

• Acciones previas y al inicio del proyecto
• Visión acciones destinadas a potenciar la visión y el compromiso con el proyecto y la compañía
• Identificación de Barreras del proyecto y su plan de mitigación
• Identificación de Colectivos, segmentar las audiencias, los elementos tractores, los Key users
• Plan de comunicación identificación de los canales o medios para la transmisión correcta de los mensajes a cada grupo de colectivos.

INSTITUCIONALIZACIÓN

• Acciones desarrolladas durante el ciclo de vida de implantación del proyecto.
• Evangelización al colectivo de los Key users a través de presentaciones de las herramientas, planes de comunicación adecuados.
• Despliegue del Plan de Formación acceso a los entornos de pruebas, casos de uso, formaciones etc.
• Monitorización a través de indicadores de seguimiento.

ASEGURAMIENTO

• Acciones una vez puesto en producción
• Gestión de la información de la evolución de la plataforma tecnológica a través del fabricante o partner.
• Grupo de trabajo identificado de mejoras en los procesos que se trasladan a los SSII
• Indicadores y seguimiento, uso de la herramienta, reporting, evolutivos, etc.

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El avance de la Tecnología es imparable pero muchas empresas sienten lejanas esas tecnologías y cómo pueden ayudarles a hacer crecer su negocio ¿Qué podemos hacer?, ¿de dónde partimos?, ¿por dónde comenzamos?, ¿está mi propio negocio preparado para asumir ese cambio tecnológico e integrarse con las nuevas tecnologías?