Cómo gestionar los RIESGOS en los proyectos de implantación de un ERP

Cada vez que en un Kick off menciono la palabra Riesgos algunas de las personas que se sientan en la mesa me miran realizando la identificación natural de RIESGO = PROBLEMA, su expresión facial instantáneamente cambia, parece decirme. “No hemos empezado aun y ya estamos hablando de problemas….”

 

La RAE nos define riesgo como “Contingencia o proximidad de un daño” . Mas aplicado a nuestro mundo de los proyectos,  el  PMBOK^®   nos lo define como “ riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto, tales como el alcance, el cronograma, el costo y la calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, de materializarse, uno o más impactos “.

Por lo tanto, Planificar la Gestión de los Riesgos desde el inicio del proyecto es un ejercicio de responsabilidad para cualquier Director de Proyecto, Identificarlos, Analizarlos y Controlarlos realizando un seguimiento de los mismos en cada Comité de Dirección y Seguimiento del Proyecto evitara muchos de los problemas a los que nos tenemos que enfrentar en la Gestión del Proyecto.

Vayamos un poco más al detalle, si hasta ahora no nos habíamos enfrentado a esto

 

¿Cómo podemos gestionar nuestros riesgos?

Lo primero de todo es establecer el plan de gestión de riesgos que define cómo enfocar y planificar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

1. Cómo se piensa llevar a cabo la identificación de riesgos
2. Cómo se va a llevar a cabo el análisis de riesgos (cualitativo, cuantitativo, priorización)
3. Cómo se va a llevar a cabo el plan de respuesta
4. Cómo se va a llevar a cabo la monitorización y control
5. Calendario de actividades de gestión de riesgos
6. Costes (si los llevara asociados)
7. Roles y responsabilidades

La primera tarea consiste en identificarlos, no podemos trabajar con algo que desconocemos.

Es el Director del Proyecto el Responsable de llevar a cabo el plan; sin embargo, son todos los miembros del equipo del proyecto los que pueden identificar los riesgos.

Los Riesgos, pueden presentarse de una forma permanente a lo largo de la vida del proyecto, o tan solo en un momento puntual o en una fase del mismo; es por ello por lo que las personas que son capaces de identificarlos pueden ser muy diferentes y hay que estar alerta!.

Continuemos con la identificación, hay que:

1. Ponerles un nombre
2. Describirlos
3. Categorizarlos: Clasificarlos en distinta tipología según su naturaleza: Internos, externos, tecnológicos, personas, organizativos, proceso, financieros, etc

CUALITATIVO

• Determinar el impacto de ocurrencia: El impacto es una estimación de la ganancia o pérdida que se sufriría en caso de que el riesgo ocurriese. Puede catalogarse por ejemplo en:
  • Alta, Media y Baja

• Estimar la probabilidad de ocurrencia:
  • Alta      30
  • Media   20
  • Baja      10

• Determinar impacto y prioridad

			Probabilidad
PRIORIDAD			Alta	Media	Baja
			30	20	10
Impacto	Alto	30	900	600	300
	Medio	20	600	400	200
	Bajo	10	300	200	100

Prioridad
Alta	≥ 600
Media	>200 y < 600
Baja	≤ 200

CUANTITATIVO

Es el proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que genera información cuantitativa sobre los riesgos para apoyar la toma de decisiones a fin de reducir la incertidumbre del proyecto.

Técnicas y herramientas (Distribuciones de probabilidad, análisis de sensibilidad, análisis del valor monetario esperado, modelado y simulación).

 

Los elementos de riesgos complejos pueden requerir una repetición del análisis mediante herramientas de software sofisticadas.

 

Si ya es difícil que en nuestros proyectos se realice una Gestión de riesgos pedir un análisis cuantitativo a veces sería una quimera, lo que sí es posibilista es que el equipo del proyecto realice un análisis cualitativo basándose en la experiencia y en el buen juicio y realice un control y seguimiento exhaustivo de los mismos en los Comités de Seguimiento del Proyecto.

 

Una vez que sabemos identificar y catalogar los riesgos y analizarlos, en el siguiente post hablaremos de la parte práctica de cómo realizar, su monitorización seguimiento y control; así de como poder poner en práctica las actividades que nos lleven a prevenir o a mitigar los impactos de los mismos, no te lo pierdas….