¿Qué es una Matriz RASCI y para qué nos sirve?

¿Conocemos todas las tareas que realizan las personas de nuestro equipo?, ¿tenemos algunas de ellas duplicadas o existe vacío de responsabilidad en las mismas?, ¿tenemos bien equilibradas esas responsabilidades?

La matriz RASCI es una potente herramienta a nuestro servicio, que nos ayudará a responder a estas y a otras preguntas más cuando hablamos de procesos y/o proyectos.

Empecemos por su objetivo principal que es el de relacionar las actividades o tareas de un proceso / proyecto, con recursos, de cara a clarificar la responsabilidades y relaciones entre los mismos.

Las siglas, en inglés, de su nombre corresponden a  Responsible, Accountable, Support, Consulted y Informed.

Responsible, “R”, (responsable de la ejecución): es quien ejecuta una tarea. Su función es “HACER”. Lo más habitual es que exista sólo un encargado R por cada tarea.

Accountable, “A”, (responsable del proceso en conjunto): es quien vela porque la tarea se cumpla, aún sin tener que ejecutarla en persona.  Su función es “HACER QUE SE HAGA”.

Support, “S”, (apoyo): Alguien que apoya un rol ejecutivo en un proceso, contribuyendo a la implementación de una tarea en un proceso. Bien podría ser un substituto. (Backup)

Consulted, “C”, (consultado): Persona que debe ser consultada para la realización de una tarea.

Informed, “I”,  (Informado): Persona que debe ser informada de la realización de una tarea.

¿Cómo realizamos la Matriz?

Para realizar la Matriz cogeremos una cuadrícula donde en la fila superior pondremos el nombre de cada uno de los roles/recursos y en la primera columna de la izquierda cada uno de los nombres de las actividades, tareas o entregables a las que el proyecto se dedica. En detalle realizaremos los siguientes pasos:

1. Identificar las actividades del proceso / proyecto que vamos a realizar (y colocarlas como filas de la matriz).

2. Identificar / definir los principales roles funcionales (y colocarlos como columnas de la matriz).

3. Asignar los códigos “RASCI” a cada tarea (se consigue mayor potencialidad si se logra hacer en equipo).

4. Identificar ambigüedades o problemas (solapamientos, vacíos, dudas, etc.) y trabajar para solucionarlos.

5. Distribuir la matriz e incorporar el feedback.

6. Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el proceso.

7. Asegurar que se haga una actualización periódica de la matriz.

Ejemplo

Haz una lista de quién trabaja en tu equipo y bajo qué departamento:

• E. Perez, Dpto Comercial
• D. Sanchez, Dpto Consultoría
• R. Rodriguez, Dpto. Consultoría
• S. Gómez, Dpto. Desarrollo
• T. García, Dpto Desarrollo
• R. Fernandez, Dpto. RRHH
• J. López, Dpto Económico Financiero

En el Excel quedará:

Ahora hay que hacer el mismo ejercicio identificando cada actividad o tarea para situarlo en la primera columna de la izquierda.

Se rellena de la siguiente forma:

Veamos algunos ejemplos,

E. Perez, que trabaja en el Dpto Comercial es el Responsable de lanzar la reunión interna del proyecto (A/R), además es el Responsable de emitir la orden de facturación del anticipo (A) y de convocar la reunión con el cliente (A/R). Además, cuando Sanchez de Consultoría tenga algún cambio de alcance, y cuando realice la planificación del proyecto, deberá de mantenerlo informado (I).

D. Sánchez, que trabaja en el Dpto de Consultoría es Responsable de asignar el equipo de trabajo, y es responsable de planificar el proyecto y gestionar el alcance (A/R), así mismo debe de estar informado del lanzamiento del anticipo y de cuando se realice el diseño (I)

R. Fernandez del Dpto de RRHHes la responsable de la contratación de los recursos (A/R); sin embargo, debe de consultar con R. Rodriguez de Consultoría para realizar su trabajo (C).

Consejos:

• La regla por excelencia: para cada actividad o tarea debe haber “una y sólo una” letra “A”, ya que el responsable final de la misma tiene que ser un único rol.

• Todo rol con una “A” debe poseer la autoridad suficiente para desempeñarlo.

• Intentar que las letras “R” estén referidas a tareas concretas y específicas, para que no resulten ambiguas.

• No pretender “asociar” automáticamente procesos con departamentos. Las tareas del proceso bajo análisis seguramente involucren roles de más de un departamento.

• Hacer caso a la matriz. ¡Si un rol no tiene una “I” no lo copie en los mails! Y viceversa, si un rol tiene una “I” en una tarea determinada, ¡no omita copiarlo!

• No tomar decisiones antes de obtener la respuesta del rol con “C”. Si lo consultó, ¡aguarde su aporte! En cambio, no detenga su marcha ante una “I”, en tal caso con avisar ya es suficiente.

Análisis:

Si analizamos la matriz verticalmente (es decir, a nivel roles) tenemos que:

• Demasiadas R asignadas a un mismo rol (¿Podría estar existiendo un cuello de botella allí?).
• Ausencia de espacios vacíos (¿Es necesario que ese rol esté implicado en tantas tareas?).
• Demasiadas A para un mismo rol (¿Podríamos pensar en delegar responsabilidades?).
• Ausencia de R o A en un rol (¿Es un rol realmente necesario en este proceso?).
• Aparición de R en tareas que deben ser independientes entre sí (¿Hay una debida separación de funciones?).

Desde un análisis horizontal (es decir, a nivel de tareas) también obtenemos información:

• Excesivas R en una misma tarea (¿Podemos asegurar que dicha tarea no se duplique?, ¿Habría que subdividirla en sub-tareas más específicas?).
• Ausencia de R (¿Podría suceder que nadie vea dicha tarea como propia y así nadie la ejecute?  ¿Sería necesario definir un nuevo rol actualmente inexistente?).
• Demasiadas C (¿Es realmente útil/necesario/rentable realizar tantas consultas?).
• Demasiadas I (¿No estaremos generando demasiada burocracia al informar rutinariamente a tantas personas? ¿Y si se informa sólo ante excepciones?).
• Ausencia de A, implica que nadie garantiza el cumplimiento (¿Nadie pondrá la cara si la tarea no se ejecuta?).
• Ausencia de C o I (¿Puede deberse a deficiencias en las comunicaciones?).

Si conseguimos trabajar las matrices RASCI de nuestros procesos o de nuestros proyectos, tendremos la garantía de tener todas nuestras actividades con sus responsables asignadas y las personas tendrán claro cuáles son las tareas que deben desempeñar.

En la Unidad de Microsoft de Ibermática, optimizamos los proyectos de nuestros clientes, ayudándoles a construir las matrices RASCI de los mismos, ¿quieres que te ayudemos?