Síntomas de que tu sistema gestión (ERP) requiere una evolución

Se pueden aplicar soluciones provisionales a corto plazo, pero cuanto más tiempo se deja pasar, más negocio se perderá. Si te identificas con cualquiera de estos escenarios, quizás  ha llegado el momento de reemplazar el sistema existente o plantear una evolución al Cloud.

1. Limitaciones técnicas que impiden crecimiento. Si el negocio se ve frenado por el número de personas que pueden acceder a la información, los límites de las transacciones o las restricciones de tamaño de la base de datos, es el momento de encontrar una solución que permita el crecimiento.  En un proceso de expansión a medida que se  amplían líneas de productos y se entra en nuevos mercados, los procesos empresariales se vuelven más complejos. Con un ERP o sistema de gestion obsoleto, se pueden tardar horas e incluso días en completar hasta los procesos más sencillos (como la facturación y el cierre del mes). Es necesaria una automatización de los procesos empresariales para gestionar el crecimiento sin aumentar el personal en nómina.
2. No controlar la información  del negocio. Antes solía haber una correspondencia unívoca entre los empleados y las funciones empresariales que desempeñaban. Los sistemas de informacion actuales deben permitir una traza de auditoría detallada y exacta. Si varios usuarios pueden hacer cambios en los asientos financieros sin realizar un seguimiento adecuado, es difícil rastrear quién ha hecho cada cosa. Un sistema de seguridad  basado en roles  proteje el negocio  y hace cumplir procesos bien definidos, y  ofrece un control más estricto sobre las funciones esenciales como pueden ser los pagos, las compras y la gestión de inventarios.
3. No anticipa tendencias. La mayoria de los ERP o los sistemas de gestion convencionales puede ofrecer un informe de las ventas del trimestre pasado pero ¿se sabe qué productos tienen los márgenes más altos y qué clientes tienen más probabilidad de comprar el mayor volumen de esos productos? En lugar de examinar informes sobre datos del pasado,  tener una perspectiva de las actividades y las tendencias de desarrollo actuales para impulsar el negocio es clave. La solución de gestión empresarial adecuada debe ofrecer una visibilidad total de lo que genera rentabilidad y la posibilidad de convertir esos beneficios en el flujo de caja que sustentará el crecimiento futuro.
4. No puede admitir una fuerza laboral móvil. El lugar de trabajo tradicional ya no es tan tradicional y el negocio no se detiene porque esté de viaje o trabaje desde casa. Permitir que los  empleados estén conectados, hace que sean mas productivos, y  estén mas motivados.
5. No poder cumplir con las expectativas de los clientes. Utilizar en la empresa distintos sistemas o aplicaciones  no integrados,  no permiten disponer de una visión completa del negocio para hacer un seguimiento de las interacciones con los clientes. Para tener éxito en una economía cada vez más competitiva, es necesario contar con una cadena de suministros optimizada y tener la capacidad de gestionar los requisitos de los clientes y proveedores.

Cuando se inicie el proceso de selección, descubrirás que hay muchos ERP´s  o sistemas de gestión empresarial en el mercado y  que desde una perspectiva funcional puede ser difícil diferenciar muchos de ellos. La mayoría de las soluciones ofrecen gestión financiera e informes, gestión de la cadena de suministros y ciertas capacidades de gestión de proyectos, servicios y relaciones con los clientes.

Además, algunos proveedores ofrecen capacidades analíticas avanzadas y funcionalidad destinada a sectores específicos. Habrá que determinar la funcionalidad básica que necesita, y los aspectos críticos del negocio que deben ser cubiertos.

Pero si el 90 por ciento de la funcionalidad es parecida entre los sistemas de los distintos proveedores, también es preciso pensar en lo más avanzado, en lo  diferencia ese 10% cobra un valor fundamental. Tenga en cuenta diferenciadores clave como la experiencia de usuario, las capacidades de colaboración, las opciones de implementación, y la solvencia y estabilidad del proveedor.

Propuesta Ibermatica: Taller de Confección de Requerimientos para la compra de ERP

Ibermatica puede ayudar a tu empresa a  identificar los procesos, analizarlos (ó hacer una re-ingeniería), optimizarlos automatizándolos en aras de la mejora continua, aplicando indicadores, y alineándolos a la estrategia empresarial de la empresa

El objetivo de este Taller es Obtener los requerimientos necesarios para la compra de un ERP desde el punto de vista Funcional, Técnico, y Operativo.

Metodología:

Cuestionarios: Se entregan unos cuestionarios con una serie de preguntas que servirán de base para confeccionar los requisitos departamentales

• Entrevistas departamentales para validar los requisitos obtenidos y potenciales lagunas
• Ponderación de los requisitos Asignación de la puntuación y pesos específicos sobre los diferentes criterios de evaluación
• Obtención de la Matriz de requisitos que servirá de base para la compra del ERP.

Entregables:

Con el entregable “Matriz de requisitos” podrán plantearse la compra o cambio de un ERP con la seguridad de que se contemplan todos los aspectos. Los cuestionarios dejaran evidencia de la funcionalidad necesaria y su operativa principal.