Un cambio que puede impactar directamente en tus costes

A partir del 4 de mayo de 2026, Microsoft introduce un cambio relevante en la gestión de suscripciones que, aunque puede pasar desapercibido, tiene un impacto directo en la operativa y en los costes de las organizaciones.

Hasta ahora, en el modelo NCE (New Commerce Experience), cuando un contrato de suscripción expiraba y no se renovaba, existía un periodo de gracia gratuito —habitualmente de entre 30 y 90 días— durante el cual los servicios seguían disponibles sin coste adicional. Este margen permitía tomar decisiones con cierta flexibilidad. Ese escenario desaparece.

En su lugar, Microsoft introduce los Extended Service Terms (EST), un modelo que mantiene el servicio activo tras la expiración… pero con coste.

Qué cambia exactamente a partir de mayo de 2026

El cambio es sencillo de explicar, pero importante de entender:

Antes:

• La suscripción expiraba
• El servicio seguía activo durante un periodo de gracia gratuito
• Se podía renovar, ajustar o cancelar sin coste inmediato

Ahora:

• La suscripción expira
• El cliente debe elegir entre:
  • Renovar
  • Cancelar (con pérdida inmediata del servicio)
  • Continuar mediante EST (con coste)

Pero si no se toma ninguna decisión, la suscripción pasará automáticamente a este modelo EST (Extended Service Terms).

Qué son los Extended Service Terms (EST)

Los Extended Service Terms (EST) son un mecanismo que permite mantener activa una suscripción una vez finalizado su periodo, sin necesidad de renovar inmediatamente bajo un nuevo compromiso.

Sus principales características son:

• Facturación mensual
• Incremento aproximado del 3% sobre el precio mensual estándar
• Posibilidad de cancelación o conversión en cualquier momento
• Cálculo prorrateado en función del uso

Desde un punto de vista funcional, permiten “ganar tiempo” mientras se toma una decisión. Sin embargo, no están pensados como una solución permanente.

Cómo te afecta como empresa

Este cambio tiene implicaciones claras en diferentes áreas de la organización:

1. Impacto económico directo
   Desaparece el margen gratuito. Cualquier retraso en la renovación pasa a tener un coste.
2. Mayor necesidad de planificación
   Las renovaciones dejan de ser un proceso reactivo. Es necesario anticiparlas y gestionarlas activamente.
3. Riesgo de costes no previstos
   Si no se toma ninguna acción, la suscripción entra automáticamente en EST, lo que puede generar costes adicionales sin una decisión consciente.
4. Impacto transversal
   Afecta no solo a IT, sino también a áreas como compras, finanzas o control de gestión, donde el seguimiento de licencias y contratos cobra mayor relevancia.

Un ejemplo práctico

• Imaginemos una organización con varias suscripciones activas de Microsoft 365 o Dynamics 365. La suscripción expira, no se renueva a tiempo y nadie toma una decisión inmediata.
• En este escenario el servicio no se interrumpe, pero pasa automáticamente a EST y comienza a facturarse con un coste superior (aproximadamente un 3% adicional sobre el mensual)
• Este pequeño incremento, aplicado a múltiples licencias o servicios, puede suponer un impacto significativo si no se gestiona adecuadamente.

Recomendaciones para anticiparse

Para evitar situaciones no deseadas, es recomendable:

• Revisar el calendario de renovaciones con antelación
• Identificar suscripciones críticas y su fecha de expiración
• Evitar depender de decisiones de última hora
• Coordinar IT, compras y finanzas en la gestión de licencias
• Contar con asesoramiento especializado para optimizar costes y modelos de suscripción

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Un nuevo escenario que requiere mayor control… y mejor acompañamiento

El cambio introducido por Microsoft refuerza una tendencia clara: la gestión de suscripciones ya no es solo una tarea administrativa, sino un elemento clave en el control del gasto y en la continuidad operativa.

En este contexto, contar con una visión clara del ciclo de vida de las licencias y con un acompañamiento adecuado permite no solo evitar costes innecesarios, sino también optimizar el uso de los servicios y alinear la tecnología con las necesidades reales del negocio.

En Ayesa acompañamos a las organizaciones en la planificación, optimización y gobierno de sus suscripciones Microsoft, ayudándoles a anticiparse a este tipo de cambios y a tomar decisiones con impacto real en el negocio.